Le véhicule va-t-il être remis cabossé ? Allez-vous vous retrouver avec un locataire champion de la mauvaise foi ?
En fin de location, l’étape de l’inspection d’un véhicule est toujours un moment un peu stressant pour un loueur. Car une voiture qui doit partir en réparation suite à une location, c’est une voiture de moins disponible à la réservation.
Et en cas de litige avec le locataire, soit vous prenez sur vous et les frais de réparation sont pour votre pomme, soit vous pouvez dire adieu à une relation client apaisée et à des avis 5 étoiles.
Pour éviter cela, la réalisation d’un état des lieux est indispensable. Encore faut-il que la procédure soit fiable et bien documentée. C’est précisément le rôle de la fiche d’état véhicule départ/retour, un document essentiel pour sécuriser toute location.
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Les points essentiels à retenir :
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La fiche d’état départ/retour d’un véhicule est le document utilisé pour réaliser l’état des lieux d’un véhicule au moment de sa remise au client et lors de sa restitution.
Elle permet de décrire précisément l’état du véhicule à deux moments clés de la location :
Ce document est parfois appelé :
Lorsqu’elle est correctement remplie et signée par les deux parties, la fiche d’état constitue une preuve permettant d’identifier la responsabilité du locataire en cas de dommage.
À retenir
La fiche d’état d’un véhicule est un document contractuel qui permet de comparer l’état du véhicule au départ et au retour. Elle protège à la fois le loueur et le locataire en cas de litige lié à un dommage.
Une fiche d’état de véhicule doit contenir plusieurs informations indispensables pour être exploitable.
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Type d’information |
Exemples |
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Identification du véhicule |
marque, modèle, immatriculation |
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Informations locataire |
nom, coordonnées, contrat |
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Données techniques |
kilométrage, niveau de carburant |
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Inspection extérieure |
carrosserie, pare-chocs, phares, vitres |
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Inspection intérieure |
sièges, tableau de bord, équipements |
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Observations |
rayures, bosses, pièces défectueuses |
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Signatures |
locataire et loueur |
Ces informations permettent d’établir une preuve claire de l’état du véhicule à un instant donné et d’éviter les désaccords lors de la restitution.
À retenir
Une fiche d’état complète doit permettre de documenter précisément l’état extérieur et intérieur du véhicule, avec des annotations claires et la signature des deux parties.
Pour réaliser correctement l’état des lieux d’un véhicule, plusieurs étapes doivent être respectées.
Avant la remise des clés, le loueur doit vérifier plusieurs éléments :
L’objectif est de s’assurer que le véhicule est en parfait état avant la location.
L’inspection du véhicule doit porter sur :
Prendre des photos horodatées est également recommandé afin de disposer de preuves supplémentaires en cas de litige.
De plus en plus d’agences utilisent aujourd’hui des solutions numériques pour réaliser les états des lieux.
Une fiche d’état digitalisée permet notamment :
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Avantage |
Explication |
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Moins d’erreurs |
documents lisibles et standardisés |
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Gain de temps |
pas de double saisie |
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Archivage automatique |
stockage dans le dossier client |
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Preuve visuelle |
photos intégrées à l’inspection |
À retenir
Avec une application mobile d’état des lieux, le check-in et le check-out des véhicules deviennent beaucoup plus simples à gérer. Les croix tracées sur une fiche papier peuvent être remplacées par des photos directement prises depuis l’application, accompagnées de commentaires précis pour documenter chaque cas de dommage constaté.
L’inspection peut ensuite être validée grâce à une signature électronique et à l'envoi instantané du rapport au client. Ce document électronique et envoi instantané par e-mail permet au locataire comme au loueur de disposer immédiatement d’un compte-rendu clair de l’état du véhicule.
Toutes les informations liées à l’inspection sont également enregistrées dans l’application : photos, annotations, contrat de location et historique sauvegardé des états des lieux. Cette traçabilité permet de comparer facilement l’état du véhicule entre le départ et le retour et de limiter les litiges avec les locataires.
Les solutions d’inspection digitale permettent justement de documenter précisément l’état du véhicule grâce aux photos, aux annotations et aux rapports envoyés automatiquement aux clients.
Fleetee Check est une application d’état des lieux qui permet de dématérialiser les fiches d’état départ/retour de vos véhicules loués.
Parmi ses principales fonctionnalités :
Avec le bon outil d’état des lieux, les clients de mauvaise foi seront rapidement débusqués, vous gagnerez du temps dans le traitement des contentieux et vous réduirez les frais de réparations normalement imputables aux locataires.
Avec Fleetee Check, fini la paperasse, vos états des lieux sont 100 % digitalisés et sécurisés depuis votre smartphone.
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