Fiche état véhicule Départ/ Retour : le document indispensable à toute location

Le véhicule va-t-il être remis cabossé ? Allez-vous vous retrouver avec un locataire champion de la mauvaise foi ?

En fin de location, l’étape de l’inspection d’un véhicule est toujours un moment un peu stressant pour un loueur. Car une voiture qui doit partir en réparation suite à une location, c’est une voiture de moins disponible à la réservation.

Et en cas de litige avec le locataire, soit vous prenez sur vous et les frais de réparation sont pour votre pomme, soit vous pouvez dire adieu à une relation client apaisée et à des avis 5 étoiles.

Pour éviter cela, la réalisation d’un état des lieux est indispensable. Encore faut-il que la procédure soit fiable et bien documentée. C’est précisément le rôle de la fiche d’état véhicule départ/retour, un document essentiel pour sécuriser toute location.

Qu’est-ce qu’une fiche d’état départ/retour d’un véhicule ?

Définition :

La fiche d’état départ/retour d’un véhicule est le document utilisé pour réaliser l’état des lieux d’un véhicule au moment de sa remise au client et lors de sa restitution.

Elle permet de décrire précisément l’état du véhicule à deux moments clés de la location :

• au départ du véhicule
  
  
• au retour du véhicule.
  
  

Ce document est parfois appelé :

• procès-verbal d’état des lieux
  
  
• fiche d’inspection
  
  
• fiche de contrôle véhicule
  
  
• fiche de suivi véhicule.
  

Lorsqu’elle est correctement remplie et signée par les deux parties, la fiche d’état constitue une preuve permettant d’identifier la responsabilité du locataire en cas de dommage.

À retenir

La fiche d’état d’un véhicule est un document contractuel qui permet de comparer l’état du véhicule au départ et au retour. Elle protège à la fois le loueur et le locataire en cas de litige lié à un dommage.

Quelles sont les informations d’une fiche d’état des lieux d’un véhicule ?

Une fiche d’état de véhicule doit contenir plusieurs informations indispensables pour être exploitable.

Informations généralement présentes dans une fiche d’état :

Ces informations permettent d’établir une preuve claire de l’état du véhicule à un instant donné et d’éviter les désaccords lors de la restitution.

À retenir

Une fiche d’état complète doit permettre de documenter précisément l’état extérieur et intérieur du véhicule, avec des annotations claires et la signature des deux parties.

La fiche d’état dématérialisée, un gain de temps et d’efficacité

Pour réaliser correctement l’état des lieux d’un véhicule, plusieurs étapes doivent être respectées.

1. Préparer le véhicule avant la location

Avant la remise des clés, le loueur doit vérifier plusieurs éléments :

• présence du kit anticrevaison
  
  
• triangle de signalisation et gilet de sécurité
  
  
• documents du véhicule
  
  
• fonctionnement des phares et équipements.
  

L’objectif est de s’assurer que le véhicule est en parfait état avant la location.

2. Réaliser une inspection complète

L’inspection du véhicule doit porter sur :

• la carrosserie
  
  
• les vitres et pare-brise
  
  
• les rétroviseurs
  
  
• les pneus et jantes
  
  
• l’intérieur du véhicule.
  
  

Prendre des photos horodatées est également recommandé afin de disposer de preuves supplémentaires en cas de litige.

Pourquoi réaliser l’état des lieux de façon dématérialisée ?

De plus en plus d’agences utilisent aujourd’hui des solutions numériques pour réaliser les états des lieux.

Une fiche d’état digitalisée permet notamment :

• d’ajouter directement des photos du véhicule
  
  
• de joindre les observations dans l’application
  
  
• de relier l’état des lieux au contrat de location.
  
  

Avantages de la dématérialisation :

À retenir

Avec une application mobile d’état des lieux, le check-in et le check-out des véhicules deviennent beaucoup plus simples à gérer. Les croix tracées sur une fiche papier peuvent être remplacées par des photos directement prises depuis l’application, accompagnées de commentaires précis pour documenter chaque cas de dommage constaté.

L’inspection peut ensuite être validée grâce à une signature électronique et à l'envoi instantané du rapport au client. Ce document électronique et envoi instantané par e-mail permet au locataire comme au loueur de disposer immédiatement d’un compte-rendu clair de l’état du véhicule.

Toutes les informations liées à l’inspection sont également enregistrées dans l’application : photos, annotations, contrat de location et historique sauvegardé des états des lieux. Cette traçabilité permet de comparer facilement l’état du véhicule entre le départ et le retour et de limiter les litiges avec les locataires.

Les solutions d’inspection digitale permettent justement de documenter précisément l’état du véhicule grâce aux photos, aux annotations et aux rapports envoyés automatiquement aux clients.

Fleetee Check : l’application pour digitaliser vos états des lieux

Fleetee Check est une application d’état des lieux qui permet de dématérialiser les fiches d’état départ/retour de vos véhicules loués.

Parmi ses principales fonctionnalités :

• inspection par prise de photos
  
  
• ajout de pièces justificatives
  
  
• signature électronique
  
  
• envoi instantané par e-mail
  
  
• gestion des dommages
  
  
• planning des états des lieux
  
  
• comparaison automatique avant / après location
  
  
• historique des inspections
  
  
• encaissement de caution.

Avec le bon outil d’état des lieux, les clients de mauvaise foi seront rapidement débusqués, vous gagnerez du temps dans le traitement des contentieux et vous réduirez les frais de réparations normalement imputables aux locataires. 

Avec Fleetee Check, fini la paperasse, vos états des lieux sont 100 % digitalisés et sécurisés depuis votre smartphone.

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