Fiche état véhicule Départ/Retour : le document indispensable à toute location

Le véhicule va-t-il être remis cabossé ? Allez-vous vous retrouver avec un locataire champion de la mauvaise foi ? En fin de location, l’étape de l’inspection d’un véhicule est toujours un moment un peu stressant en tant que loueur. Car une voiture qui doit partir en réparation suite à une location, c’est une voiture de moins disponible à la réservation. Et en cas de litige avec le locataire, soit vous prenez sur vous et les frais de réparation sont pour votre pomme, soit vous pouvez dire adieu à une relation client apaisée et à des reviews 5 étoiles sur Trip Advisor…

Pour éviter tout ça, non seulement la réalisation d’un état des lieux est indispensable, mais il faut surtout vous assurer que la procédure ne laisse rien au hasard. Et c’est là que la fiche d’état du véhicule départ/retour prend tout son sens. Nous vous expliquons tout ça.

Qu’est-ce qu’une fiche d’état départ/retour d’un véhicule ? 

La fiche d’état départ/retour d’un véhicule, c’est tout simplement le document qui est complété lors de l’état des lieux de sortie et de remise de vos véhicules de location. On parle également de procès-verbal, de fiche d’inspection, de fiche de suivi ou de fiche de contrôle. Autant de façons de décrire ce précieux document contractuel, qui lorsqu’il est bien réalisé et consciencieusement complété, pourra vous éviter pas mal de conflits avec vos clients.

L’objectif est simple : vous couvrir en cas de dommage constaté au retour du véhicule, en prouvant la responsabilité du locataire de la voiture.

Quelles sont les informations d’une fiche d’état des lieux d’un véhicule ? 

1. On y retrouve d’abord les informations d’identification du véhicule ainsi que celles du locataire. 
   
   
2. Viennent ensuite des schémas du véhicule (face avant, face arrière, aile gauche, aile droit) permettant généralement de visualiser d’une croix, les emplacements où un dégât est constaté : sur le capot, sur les vitres, le bas de caisse, l’aile, la pare-brise, la porte, le pare-choc, le rétroviseur, les phares, la moquette, les sièges, l’auto-radio… L’exhaustivité est de mise. 
   
   
3. Une partie commentaires ou annotations est incontournable, afin de bien pouvoir caractériser chaque dommage constaté, qu’il s’agisse de rayures, enfoncements, tâches ou brûlures des sièges et éléments défectueux.

La fiche d’état dématérialisée, un gain de temps et d’efficacité

Il y a plusieurs étapes à suivre pour bien réaliser l’état des lieux de vos véhicules. Dans un premier temps, vous vous devez de bien préparer la voiture louée pour son check-in. Par bien préparer, on entend s’assurer que tous les équipements nécessaires sont bien mis à disposition (kit anti-crevaison, triangle et gilet jaune, documents du véhicule) mais surtout, effectuer des vérifications en profondeur avant chaque location. Louer avec un phare qui ne fonctionne pas, ou un bruit de roulement suspicieux, on oublie !

Ensuite, pour mettre tout le monde d’accord, le mieux est de prendre des photos lors de l’état des lieux. Le souci est que si vous réalisez l’inspection avec une fiche d’état papier, bon courage après pour y joindre les photos. Avec une application mobile d’état des lieux, par contre, vous pourrez remplacer les croix sur le papier par des photos et directement intégrer des commentaires dans l’appli. En plus de ça, l’état des lieux pourra automatiquement être relié au contrat de location correspondant.

Pourquoi réaliser l’état des lieux de façon dématérialisée : 

1. Pour ne pas laisser de place au doute, avec des documents manuscrits illisibles et donc sources de confusions. 
   
   
2. Pour un stockage automatique de la fiche d’état dans le fichier client correspondant. Un gros plus pour perdre moins de temps sur des tâches administratives d’archivage.
    
3. Pour ne pas avoir à remplir deux fois la fiche de contrôle du véhicule; vous avez bien d’autres choses à faire dans votre agence de location de voiture. Un seul exemplaire rempli en collaboration avec le locataire lui sera envoyé pour signature électronique. 

Fleetee Check est une application d’état des lieux vous permettant de dématérialiser vos fiches d’état départ/retour de vos véhicules loués. Parmi les fonctionnalités :

✔ Inspection par prise de photos

✔ Ajout de pièces justificatives par prise de photos

✔ Signature électronique et envoi instantané par e-mail 

✔ Gestion des dommages 

✔ Planning des états des lieux intégré 

✔ Comparaison automatique avant/après location 

✔ Historique sauvegardé

✔ Encaissement de caution

Avec le bon outil d’état des lieux, les clients de mauvaise foi seront rapidement débusqués, vous gagnerez du temps dans le traitement des contentieux et vous réduirez les frais de réparations normalement imputables aux locataires. 

Les 14 premiers jours d’essai de Fleetee Check sont gratuits et sans engagement.