Comment faire un contrat de location de voiture ? [bonus : outil pour éditer]

Avec votre casquette de gestionnaire de flotte, il y a pas mal d’obligations auxquelles vous ne pourrez couper, dont la création de contrats de location de voiture en bonne et due forme. On insiste dessus, car ce type de contrat doit absolument respecter plusieurs critères pour vous assurer d’être en conformité avec la loi et également éviter de rentrer dans le collimateur du fisc ! Surtout, qui dit contrat bien ficelé, dit (beaucoup) moins de problèmes avec vos clients, et ça, ça vaut bien que l’on se penche sérieusement sur le sujet. 

Voyons donc tout ce qu’il y a à savoir pour bien rédiger un contrat de location de voiture et faciliter votre relation client par la même occasion.

Les infos incontournables du contrat de location de voiture

On peut diviser en quatre parties les informations devant figurer sur un contrat de location de voiture : 

1. Les infos d’identité et de contact

Commençons par vous. Votre contrat devra préciser :

• La raison sociale de votre entreprise
• Votre adresse.

Pour ce qui est de votre locataire, il faudra lui demander :

• Nom
• Prénoms
• Lieu
• Date de naissance
• Adresse
• Numéro de permis de conduire. 

2. Les modalités du contrat à savoir le coût, la durée, la description du véhicule

• Le type de voiture, sa marque, son immatriculation ainsi que son kilométrage
• Le montant TTC de la location, options et assurances incluses 
• Les jours, heures et lieux de récupération et de remise du véhicule.

“Ah mais je croyais que c’était à 17h la remise” ou la phrase à laquelle vous pourrez tranquillement rétorquer “le contrat que vous avez signé indique pourtant 13h…”.

3. Les conditions générales à intégrer au contrat ou en annexe

C’est un peu le Saint-Graal du contrat de location de voiture et pourtant le document qu’on ne se met à lire qu’en cas de litige. Les conditions générales reprennent ainsi les droits et les devoirs de chacune des parties. 

On y retrouvera donc :

• Les conditions de location (caution, ancienneté du permis, frais d’essence…)
• Les garanties d’assistance
• Les conditions d’application de l’assurance ainsi que les exclusions
• Les modalités et frais de pénalité liés à la restitution
• L’état de la voiture

...et tous ces petits détails très importants que votre client lit rarement, mais qui doivent nécessairement figurer pour éclaircir et répartir les responsabilités.

4. La fameuse fiche d’état des lieux

Vous le savez mieux que personne, l’état des lieux doit permettre d’avoir une vision claire de l’état du véhicule loué, que ce soit au niveau mécanique ou esthétique (rayures, enfoncements et autres joyeusetés).

Tout ceci étant dit, voici une petite checklist à garder en tête lors de la réalisation du contrat : 

• Un contrat de location est toujours réalisé en deux exemplaires, un pour vous, le loueur, un autre pour le locataire.
• Un contrat de location n’est considéré comme valable que s’il est bien signé par les deux parties. Oui votre locataire veut filer, oui vous en avez un autre qui arrive mais n’oubliez pas de vous assurer que les deux exemplaires soient doublement signés avant de vous séparer. 

La création d’un contrat de location de voiture peut avoir l’air simple comme ça, mais on serait vous, on éviterait de bâcler ce travail ou de le faire “au talent”. Il y a en effet des formulations et normes de rédaction à absolument respecter pour être en conformité avec la loi. Réservez-vous donc plusieurs heures pour peaufiner votre contrat, faites appel à un expert ou utilisez un logiciel de gestion de flotte de véhicules pour réellement vous faciliter la vie.

Bonus : Le logiciel de création de contrat de location de voiture en essai gratuit

• Maintenant que vous vous faites une idée de la tâche qui s’annonce, vous serez sûrement ravis d’apprendre qu’un outil de gestion des contrats de location vous permettra de générer un contrat automatiquement pré-rempli, afin de dédier plus de temps au nerf de la guerre de la location de voiture : l’état des lieux. 

  
  

  Plus besoin de fastidieusement renseigner les infos personnelles du locataire ainsi que celles de la voiture, vous pourrez passer en deux-deux à l’étape “prise d’empreinte de carte bancaire” et état des lieux. 

  
  

  Avec  le logiciel de gestion Fleetee : 

  ✔️ Toutes les infos renseignées par le client lors de la réservation sont directement intégrées au contrat de location.

  ✔️ En tant que loueur, vous pouvez télécharger dans l’outil Fleetee vos conditions générales au format PDF, afin qu’elles soient automatiquement ajoutées au contrat.

  ✔️ Le contrat est téléchargeable et imprimable en quelques clics, voire complètement dématérialisé si vous choisissez l’appli Fleetee Check #zéropaperasse

  ✔️ Tous vos contrats sont par ailleurs stockés dans l’outil pour facilement mettre la main dessus le moment venu, ainsi qu’identifier leur statut. 

  ✔️ Avec Fleetee Check, vous pourrez par ailleurs réaliser votre état des lieux dans l’app mobile en prenant directement des photos du véhicule, afin de ne rien laisser au hasard. Téléchargez ici Fleetee Check sur le Google Play Store.

  
  
  

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