Organiser l’état des lieux, encaisser le montant de la location en attendant le prochain client, récupérer le véhicule sans une éraflure et recommencer ? Si vous pensiez que le quotidien d’un loueur de voiture était aussi simple, désolés de vous décevoir. Les tâches administratives occupent une bonne partie du temps des proprios d’agence de location de voiture. Parmi celles-ci, la réalisation des devis est une étape obligée. Voici tout ce qu’il y a à savoir sur le sujet.
La création de devis est-elle obligatoire pour les loueurs de voiture ?
Oui, oui et encore une fois, oui ! On rappelle que depuis 2015, suite à l’arrêté du 17 mars 2015 plus précisément, relatif à l’information précontractuelle des consommateurs et à la publicité des prix des prestations de location de véhicules, la remise d’un devis au client potentiel est obligatoire.
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Arrêté du 17 mars 2015 relatif à l’information précontractuelle des consommateurs et à la publicité des prix des prestations de location de véhicules II. - Lorsque l'offre de location peut être souscrite en ligne, le consommateur accède au devis à partir de la page de présentation de chacune des catégories de véhicules proposés à la location. Au lieu d'accueil de la clientèle dans l'établissement du professionnel, le consommateur peut également demander à ce que le devis lui soit délivré sur support papier. Les consommateurs sont informés de cette possibilité par un affichage visible et lisible, à l'intérieur de l'établissement. III. - Le devis comprend les informations listées à l'annexe B.” |
Pour la faire court, ce devis doit être gratuit, disponible sur votre site internet, sur les pages de chacun des véhicules mis en location et proposé au format papier au sein de votre agence de location.
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Quelles sont les informations essentielles du devis de location de voiture ?
Il suffit d’une petite recherche sur internet pour trouver toutes sortes de modèles de devis, à utiliser tel quel ou à personnaliser. Quoiqu’il en soit, il est important de savoir au préalable les informations que vous devrez faire figurer sur vos devis pour la location de vos voitures. Un certain nombre de données sont ainsi obligatoires, à savoir :
La date de création du devis et sa durée de validité Les informations relatives à votre agence de location : nom et coordonnées, c’est-à-dire, l’adresse physique, le ou les numéros de téléphone, la ou les adresses e-mail de contact. Les détails concernant l’offre de location : le véhicule ou la catégorie de véhicule proposée, la période de location. Les infos pratiques : le lieu de remise et de retour du véhicule, le prix TTC à payer avant la récupération des clés, comprenant le détail des prestations accompagné de leur montant TTC, les réductions ou promotions accordées et le prix TTC des services à payer après la location. Pour chaque montant, le prix unitaire et les quantités devront être précisés.
Il faudra également inclure les coordonnées du client ainsi que les conditions de règlement.
Pour ce qui est des informations relatives aux conditions de réservation (âge minimum, délai de détention du permis de conduire), au montant de l’assurance et des franchises, au montant du dépôt de garantie entre autres, elles seront à inclure dans vos conditions générales de vente. (Voir l’annexe A de l’arrêté pour le détail des informations)
Quels outils pour réaliser vos devis pour la location de voiture ?
Vous pouvez utiliser Word, Google Docs ou tout autre outil de traitement de texte pour créer le modèle de vos devis, que vous pourrez ensuite répliquer à chaque nouveau devis. Si vous êtes adepte d’Excel et maîtrisez bien l’outil, pourquoi pas. On ne vous cachera cependant pas que ce ne sont pas les solutions qu’on vous recommanderait pour créer vos devis (ni même pour créer votre planning de location), et cela pour deux raisons :
- À part si vous téléchargez un modèle gratuit de devis, vous devrez d’abord le mettre en place seul, ce qui peut prendre un peu de temps. Si vous téléchargez un modèle gratuit par contre, assurez-vous que vous pourrez facilement le modifier pour bien inclure toutes les mentions obligatoires nécessaires ; et vérifiez que votre anti-virus est bien activé, au cas où…
- La deuxième raison et la plus importante est le risque d’erreur ! À force de devoir tout modifier manuellement, il y a fort à parier qu’une erreur se glissera dans certains de vos devis. Cela peut être le numéro du devis et la date que vous n’aurez pas mis à jour, un oubli d’ajout de prestation et d’options, voire des erreurs de calcul, surtout si vous utilisez un outil de traitement de texte. Facturer de la location pour 1 semaine au lieu de 2, tel que voulu par le client lui fera certainement plaisir, ce sera un peu plus problématique pour vous, votre trésorerie et votre compta...
La solution : automatiser la création de vos devis avec un outil adapté
En vous équipant d’un outil destiné aux loueurs de voiture, vous serez assuré d’avoir des documents conformes aux obligations et à la réglementation en vigueur. Couplé à un module de réservation simple, l’outil vous permettra d’obtenir en quelques clics vos devis pré-remplis, qui pourront automatiquement être envoyés aux clients en question. Une fois le devis signé électroniquement par votre client, le contrat de location pourra alors être généré et envoyé au client, sans aucune intervention de votre part.
Si vous souhaitez gagner du temps dans vos process et limiter le risque d’erreurs lors de la création de vos devis, testez Fleetee, une suite d’outils tout-en-un, qui facilite le quotidien des loueurs de voiture. Les 14 premiers jours d’essai sont gratuits et sans engagement.
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