Dépôt de garantie location de voiture : pourquoi et combien ?

Louer une voiture à un client, c’est un peu comme jouer à la roulette russe. Tout peut très bien se passer et le véhicule revenir nickel, sans rien à redire. Et puis il y a les jours où, au moment de la restitution, vous retrouvez votre véhicule avec un rétro en moins, le capot enfoncé par une chute de noix de coco, ou l’arrière embouti par un chauffard.

Et tout ça, ça se chiffre :

• frais de réparation
  
  
• immobilisation du véhicule
  
  
• pertes de jours de location
  

Heureusement, le dépôt de garantie permet de faire face à cette éventualité.

Qu’est-ce que le dépôt de garantie ?

Définition du dépôt de garantie

Le dépôt de garantie fonctionne comme une caution : à la récupération du véhicule, vous bloquez un certain montant sur le compte de votre client afin de pouvoir vous rembourser en cas de dégâts constatés lors de l’état des lieux de remise de la voiture.

Votre client vous retourne le véhicule avec plusieurs heures de retard, particulièrement sale ou sans le plein de carburant (en dépit des règles indiquées dans les conditions générales de vente) ? Le dépôt de garantie permettra de vous dédommager.

En plus de l’assurance qui permet de couvrir le coût des réparations, au-delà de la franchise d’assurance fixée (c’est-à-dire la part des réparations que le client devra payer si sa responsabilité est engagée), le dépôt de garantie est donc un moyen supplémentaire d’amortir le choc pour votre trésorerie.

À retenir

Le dépôt de garantie en location de voiture est une somme bloquée temporairement sur la carte bancaire du locataire afin de couvrir d’éventuels frais pendant la location.

Il permet notamment de couvrir :

• les dommages sur le véhicule
  
  
• les retards de restitution
  
  
• un nettoyage important
  
  
• un plein de carburant manquant
  
  

Il s’agit d’un complément à l’assurance du véhicule, qui protège la trésorerie du loueur.

Comment récupérer le dépôt de garantie de location de voitures ?

On serait vous, on éviterait d’accepter les chèques comme caution. Se retrouver avec un chèque en bois alors que vous avez une montagne de réparations à réaliser sur le véhicule n’a franchement rien d’agréable. Et puis bonjour le travail de service après-vente derrière pour récupérer vos sous…

C’est pourquoi la méthode la plus utilisée aujourd’hui pour récupérer une caution de location de véhicule est l’empreinte de carte bancaire, aussi appelée préautorisation bancaire.

Fonctionnement de l’empreinte bancaire

Cette méthode consiste à :

1. bloquer un montant sur la carte bancaire du conducteur principal
   
   
2. ne pas encaisser cette somme
   
   
3. conserver le blocage pendant la durée de la location
   
   

Le client ne pourra alors pas dépenser ce montant pendant la durée de sa location. Vous êtes ainsi assurés qu’après leurs vacances par exemple, vos clients auront tout de même de quoi vous dédommager en cas de soucis.

Pourquoi cette méthode est-elle la plus utilisée ?

L’empreinte bancaire présente plusieurs avantages pour les loueurs :

• sécurisation du paiement
  
  
• moins de gestion administrative
  
  
• blocage immédiat des fonds
  
  
• procédure simple pour le client
  
  

Selon les pratiques du secteur de la location automobile, la préautorisation bancaire est aujourd’hui la solution la plus utilisée pour gérer les cautions.

Quand réaliser l’empreinte bancaire ?

Idéalement, l’empreinte de carte bancaire peut être faite le jour de la récupération du véhicule.

En pratique, cela rallonge le processus de récupération du véhicule pour vous comme pour le client, et vous serez bien embêtés (quoique, sûrement pas autant que le client) si la demande de préautorisation bancaire est refusée.

Pour plus d’efficacité, le mieux est souvent de réaliser l’empreinte à distance, par l’envoi d’un lien sécurisé à la suite de la réservation.

À retenir

La méthode la plus utilisée pour récupérer une caution de location de voiture est l’empreinte de carte bancaire (préautorisation bancaire).

Cette méthode permet :

• de bloquer un montant sur la carte du client
  
  
• de sécuriser le paiement sans encaisser la somme
  
  
• de simplifier la gestion administrative pour le loueur
  

Dans la plupart des agences de location, l’empreinte bancaire est aujourd’hui la solution privilégiée pour gérer les dépôts de garantie.

Comment fixer le montant du dépôt de garantie en location de voiture ?

Si vous vous attendiez à avoir des suggestions précises de montant de dépôt de garantie, la réponse est en réalité un peu plus complexe.

Il existe en fait autant de dépôts de garantie que de situations particulières.

Le montant dépend notamment de plusieurs facteurs :

• l’agence de location
  
  
• le pays dans lequel elle se trouve
  
  
• la catégorie du véhicule
  
  
• la franchise d’assurance
  
  
• la politique commerciale du loueur
  
  

Exemples de montants pratiqués :

Remarque : ces montants sont donnés à titre indicatif et peuvent varier selon les agences.

Astuce utilisée par de nombreux loueurs

Une méthode simple pour fixer le montant du dépôt de garantie consiste à l’aligner sur la franchise d’assurance.

Ainsi, si un sinistre survient et que la responsabilité du client est engagée, la caution couvre directement la part qui lui incombe.

Une fois les montants de la caution décidés, vous devrez inclure vos tarifs TTC dans vos contrats de location et conditions générales de vente, en précisant :

• le montant du dépôt de garantie
  

• les conditions de restitution
  

• les délais de restitution (15 jours, 30 jours ou autre)
  

• les alternatives éventuelles au blocage de la caution

À retenir

Le montant du dépôt de garantie dépend principalement :

• de la catégorie du véhicule
  
  
• de la valeur du véhicule
  
  
• de la franchise d’assurance
  
  
• de la politique commerciale du loueur
  

Dans la pratique, de nombreuses agences alignent le montant de la caution sur la franchise d’assurance, afin de couvrir les frais en cas de sinistre.

Le dépôt de garantie n’est qu’une des innombrables choses à gérer pour un loueur de voitures. Pour faciliter votre quotidien, Fleetee a conçu une suite d’outils de gestion d’une activité de location de véhicules. La gestion de planning, de la maintenance, du marketing en ligne, des amendes, de l’état des lieux, etc, sont autant de fonctionnalités intégrées à ces outils. Les 14 premiers jours d’essai sont gratuits et sans engagement. Pour plus de conseils autour de l’activité de location de voiture, découvrez notre guide pour lancer son agence de location de véhicules.