État des lieux numérique : comment choisir la bonne application ?

L’état des lieux d’une voiture de location ? Une corvée pour le loueur comme le client !

Il faut dire qu’examiner un véhicule sous toutes les coutures pour ensuite remplir un formulaire papier long comme le bras (en 2 exemplaires !), ça prend du temps, beaucoup de temps.

Et quand le loueur et le client sont en désaccord, c’est encore plus long !

Heureusement, il est aujourd’hui possible de faire un état des lieux numérique pour le check-in et le check-out d’une voiture de location. Et ça, ça change tout !

On vous explique toutes les bonnes raisons de dématérialiser cette étape, puis on vous donne nos conseils pour choisir la meilleure application pour votre flotte de véhicules à louer.

Pourquoi utiliser une application pour l’état des lieux d’une flotte de véhicules de location ?

Vous hésitez à dématérialiser l’état des lieux dans votre agence de location ? Après avoir testé, vous ne voudrez plus retourner à vos formulaires en papier !

Gagner du temps au quotidien

Utiliser une application va vous faire gagner un temps précieux.

En effet, à chaque fois qu’un client entre dans votre agence pour récupérer les clés de sa voiture de location, vous devez imprimer un formulaire d’état des lieux, puis le remplir… 2 fois pour que chacun ait son exemplaire.

Une fois que le client a récupéré les clés, vous n’avez pas terminé, car il faut encore numériser le formulaire puis l’archiver. Et bien sûr, il faut tout recommencer lorsqu’il restitue la voiture de location quelques jours plus tard.

Alors oui, réaliser un état des lieux minutieux est indispensable quand on est à la tête d’une agence de location. À ce propos, découvrez nos conseils pour établir un état des lieux irréprochable pour vos voitures de location !

Toutefois, dématérialiser cette étape vous fera gagner du temps sans altérer la qualité de votre inspection :

• Plus besoin d’imprimer et de remplir 2 fois le même formulaire à la main.
  
  
• Plus la peine de numériser et d’archiver chaque document.

Et en plus, l’état des lieux est pré-rempli, du moins si vous utilisez une application connectée au logiciel de gestion de flotte !

Ce gain de temps vous permettra de vous concentrer sur l’entretien de votre flotte ou même sur des actions de communication pour attirer encore plus de clients !

Protéger votre agence de location de voiture

Passer à l’état des lieux numérique pour les voitures de location est également une stratégie très efficace pour sécuriser son activité :

• Vous limitez les imprécisions qui peuvent mener à un litige : plutôt que de mettre des croix sur un schéma du véhicule, il suffit de prendre des photos avec son smartphone pour attester des dommages. Difficile de contester une rayure sur la portière avec une photo à l’appui !
  
  
• Un formulaire papier, ça s’égare facilement. Alors qu’avec l’état des lieux numériques, on retrouve un dossier complet en quelques secondes !
  
  
• Enfin, la signature électronique a beaucoup plus de poids qu’une signature manuscrite : c’est une garantie légale en cas de sinistre. Si le client a signé électroniquement, c’est qu’il est en accord avec vos constatations !

Pour sécuriser votre activité de loueur de voiture, avez-vous déjà envisagé de dématérialiser l’état des lieux ?

Comment choisir son application pour un état des lieux numérique ?

Pour que la mise en place de l’état des lieux numérique dans votre agence de location de voiture soit une réussite, choisissez une application performante et adaptée à vos besoins.

Des fonctionnalités complètes

Avant tout, assurez-vous d’opter pour une application qui propose toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin au moment d’établir vos états des lieux.

Par exemple, Fleetee Check embarque les fonctionnalités suivantes :

• Inspection du véhicule à l’aide de photos
• Ajout de pièces justificatives en un clic
• Envoi instantané de l’état des lieux par e-mail
• Gestion des dommages
• Planification des états des lieux
• Comparaison automatique avant et après la location du véhicule

Notre application sauvegarde également l’historique et permet d’encaisser la caution. Bien sûr, la signature électronique est intégrée pour plus de sécurité.

L’intégration au logiciel de gestion de flotte

Si vous voulez que l’état des lieux numérique de la voiture de location soit pré-rempli, il faut que l’application soit connectée au logiciel de gestion de flotte. La bonne nouvelle si vous choisissez Fleetee Check, c’est que l’application fonctionne parfaitement avec Fleetee Manager.

Au quotidien, il vous suffira de quelques secondes pour retrouver un état des lieux, mais aussi pour mettre à jour l’état du véhicule dans votre logiciel de gestion de flotte. Ainsi, si des réparations sont nécessaires pour permettre la remise en service de la voiture de location, toutes les informations seront automatiquement envoyées à Fleetee Manager.

La compatibilité avec IOS et Android

Pour une utilisation pratique de l’application au quotidien, il faut que l’état des lieux numérique puisse être réalisé sur smartphone ou sur tablette, que ce soit depuis IOS ou Android. En effet, si vous utilisez une application qui fonctionne uniquement sur IOS, les clients qui ont un smartphone Android ne pourront pas réaliser l’état des lieux. De même, si l’application est instable, vous risquez rapidement de revenir à vos formulaires papier !

Fleetee Check est disponible sur IOS et Android. Que ce soit sur mobile ou sur tablette, vous et vos clients n’auront aucune difficulté pour utiliser notre application. Stable et intuitive, elle fera gagner un temps précieux à votre agence de location ainsi qu’aux conducteurs de voiture qui louent chez vous : si ça se trouve, ce service vous permettra même de fidéliser des clients !

Est-il possible de tester Fleetee Check ?

L’idée de gagner du temps en passant à l’état des lieux numérique dans votre agence de location vous séduit beaucoup. Mais comme vous n’avez jamais utilisé un tel outil, vous hésitez peut-être.

Chez Fleetee, nous savons qu’il n’est pas facile de faire évoluer ses habitudes de travail. C’est pourquoi nous proposons un essai gratuit de 14 jours pour tester Fleetee Check : après l’avoir essayé, vous ne pourrez plus vous en passer.

L’autre possibilité, c’est de réserver un rendez-vous avec un membre de notre équipe pour une démonstration gratuite de Fleetee Check. Lors de ce rendez-vous, nous vous montrerons comment fonctionne l’état des lieux numérique avec notre outil et bien sûr, nous répondrons à toutes vos questions !