De la réservation en ligne en quelques clics à l’état des lieux dématérialisé, vous avez mis en place des process efficaces pour votre activité de location de véhicules ? Pour bien boucler vos réservations, il reste un point sur lequel vous devrez être vigilant : la facture de location de voiture.
C’est à la fois un document indispensable pour votre compta et un justificatif juridique indispensable. Alors, à quoi devez-vous faire attention pour être au clair sur votre facturation ?
L’en-tête de la facture, c’est l’emplacement qui reprend toutes les mentions obligatoires d’identification des deux parties (l’entreprise et le client) ainsi que les informations de classement nécessaires à la comptabilité.
Les éléments à y faire absolument figurer sont les suivants :
Afin d’identifier de qui provient la facture, vous devrez mentionner la raison sociale de votre agence de location de véhicules, l’adresse de domiciliation de l’entreprise, son capital social, son numéro de SIRET ou SIREN, et terminer par vos infos de contact.
Viennent ensuite les informations relatives à votre client. On retrouvera ici :
Vous pouvez également compléter cette courte fiche d’identité par :
Puis, pour des raisons comptables, il faudra absolument préciser la date d’émission de la facture ainsi que le numéro de la facture. Vos factures doivent être numérotées dans l’ordre de leur création, ce que rappelle aussi l’administration fiscale dans les règles générales de facturation.
Un en-tête complet permet d’identifier clairement les parties et de sécuriser la facture sur le plan comptable et juridique.
Afin que tout le monde soit sur le même niveau d’information, mieux vaut ne rien laisser au hasard. Alors même si toutes les informations pratiques de la location ont déjà été inscrites sur le contrat de location de voiture, n’hésitez pas à en faire un résumé sur la facture de fin de location.
Vous pourrez faire figurer :
Ce récapitulatif permet de rattacher plus facilement la facture à la location réellement effectuée et de réduire les incompréhensions en cas de contestation.
Le récapitulatif de location sert à remettre noir sur blanc ce qui a réellement été loué, sur quelle durée et dans quelles conditions.
Partie centrale de la facture : les prestations de la location et leur montant. Ne cédez pas à la facilité en inscrivant juste un tarif total. Car si le client le conteste, vous aurez bien du mal à justifier ce montant en l’absence du détail de la location.
Premièrement, gardez en tête que toute ligne de facturation doit comporter :
Doivent figurer une ligne pour le montant de la réservation en elle-même, avec le prix journalier et le nombre de jours de location, puis une ligne par service supplémentaire. Cela peut être l’ajout d’un conducteur au contrat, le supplément jeune conducteur, la réservation d’un siège auto, la franchise d’assurance, bref, tout ce que votre client aura pu sélectionner lors de sa réservation.
Vous en viendrez ensuite aux éléments les plus sensibles, c’est-à-dire ceux qui suscitent le plus souvent des contestations :
On ajoute ensuite la TVA au montant total pour obtenir le tarif global TTC. Les règles de facturation imposent en effet de détailler clairement le montant HT, le taux de TVA applicable et le total TTC.
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Élément à facturer |
Exemple |
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Location principale |
prix journalier x nombre de jours |
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Options |
siège auto, conducteur supplémentaire |
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Suppléments |
dépassement horaire, kilomètres en plus |
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Frais annexes |
carburant, nettoyage |
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Dommages |
frais constatés lors de l’état des lieux retour |
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TVA |
taux applicable et total TTC |
Plus le détail des prestations est clair, plus la facture est compréhensible et défendable en cas de contestation.
Une fois la partie douloureuse complétée, il faudra bien récupérer vos sous. Vous devrez donc préciser quelles sont les conditions de règlement de votre facture de location de véhicule. Cela comprend les moyens de paiement proposés et plus particulièrement le délai de paiement accordé à réception de la facture, ainsi que les pénalités de retard prévues en cas de dépassement de ce délai.
Vous pouvez également joindre vos conditions générales de location, afin de les rappeler à votre client si jamais il souhaitait remettre en cause la facture.
Ces éléments font partie des informations qui doivent être précisées de manière transparente pour être conformes aux obligations générales de facturation.
Les conditions de règlement permettent d’encadrer clairement le paiement et de limiter les litiges sur les délais, les pénalités ou les moyens de règlement acceptés.
À noter : si vous lancez votre agence de location de véhicules sous le régime de la micro-entreprise, vous devrez également préciser certaines mentions obligatoires.
D’une part, « TVA non applicable, art. 293 B du CGI », tant que vous bénéficiez de la franchise en base de TVA.
Autre point important et plus récent : la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire à partir du 1er septembre 2026 pour les entreprises concernées.
En micro-entreprise, la mention relative à la TVA reste indispensable sur la facture.
Cependant, le statut d’auto-entrepreneur n’est pas idéal pour la création d’une agence de location.
Plus d’infos : Loueur de voiture, faut-il choisir la micro-entreprise ?
Outil de gestion de location de voiture complet et efficace, Fleetee vous propose notamment une fonctionnalité de génération et d’envoi de facture dématérialisée, conforme aux différentes obligations réglementaires et à l’image de votre agence de location.