Facture de location de voiture : 4 points à ne pas négliger

De la réservation en ligne en quelques clics à l’état des lieux dématérialisé, vous avez mis en place des process efficaces pour votre activité de location de véhicules ? Pour bien boucler vos réservations, il reste un point sur lequel vous devrez être vigilant : la facture de location de voiture.

C’est à la fois un document indispensable pour votre compta et un justificatif juridique indispensable. Alors, à quoi devez-vous faire attention pour être au clair sur votre facturation ?

Les points essentiels à retenir

• Une facture de location de voiture doit comporter un en-tête complet, avec les informations de l’agence, du client, la date d’émission et un numéro de facture unique. Les mentions obligatoires des factures sont encadrées par l’administration. mentions obligatoires d’une facture
  
  
• Il est recommandé d’y faire figurer un récapitulatif clair de la location : véhicule, conducteur, dates, lieux, kilométrage et références utiles.
  
  
• Le détail des prestations doit être précis pour limiter les contestations : prix journalier, options, suppléments, carburant, dépassements ou dommages.
  
  
• Les conditions de règlement doivent aussi apparaître clairement sur la facture, notamment les moyens de paiement, le délai et les pénalités éventuelles.
  
  
• Si l’activité est exercée en micro-entreprise, certaines mentions spécifiques restent nécessaires.
  
  
• La facturation électronique deviendra progressivement obligatoire à partir du 1er septembre 2026 pour les entreprises concernées.
  
  

Un en-tête complet

L’en-tête de la facture, c’est l’emplacement qui reprend toutes les mentions obligatoires d’identification des deux parties (l’entreprise et le client) ainsi que les informations de classement nécessaires à la comptabilité.

Les éléments à y faire absolument figurer sont les suivants :

• les informations de votre agence de location
• les coordonnées de votre client
• le numéro de facture
• la date d’émission de la facture

Afin d’identifier de qui provient la facture, vous devrez mentionner la raison sociale de votre agence de location de véhicules, l’adresse de domiciliation de l’entreprise, son capital social, son numéro de SIRET ou SIREN, et terminer par vos infos de contact.

Viennent ensuite les informations relatives à votre client. On retrouvera ici :

• Le nom et prénom
• L’adresse postale, voire un numéro de téléphone
• Un e-mail de contact.

Vous pouvez également compléter cette courte fiche d’identité par :

• Le numéro de référence client
• Le numéro de la réservation
• Le numéro du contrat de location relatif à cette facture.

Puis, pour des raisons comptables, il faudra absolument préciser la date d’émission de la facture ainsi que le numéro de la facture. Vos factures doivent être numérotées dans l’ordre de leur création, ce que rappelle aussi l’administration fiscale dans les règles générales de facturation.

À retenir

Un en-tête complet permet d’identifier clairement les parties et de sécuriser la facture sur le plan comptable et juridique.

Le récap de la location de véhicule

Afin que tout le monde soit sur le même niveau d’information, mieux vaut ne rien laisser au hasard. Alors même si toutes les informations pratiques de la location ont déjà été inscrites sur le contrat de location de voiture, n’hésitez pas à en faire un résumé sur la facture de fin de location.

Vous pourrez faire figurer :

• le nom du conducteur principal ainsi que son numéro de permis
• la dénomination du véhicule et son numéro d’immatriculation
• les dates, horaires et lieux de début et de fin de location, prévus dans le contrat de base et effectifs
• le nombre de kilomètres effectués, si jamais vous ne proposez pas le kilométrage illimité

Ce récapitulatif permet de rattacher plus facilement la facture à la location réellement effectuée et de réduire les incompréhensions en cas de contestation.

À retenir

Le récapitulatif de location sert à remettre noir sur blanc ce qui a réellement été loué, sur quelle durée et dans quelles conditions.

Le détail des prestations

Partie centrale de la facture : les prestations de la location et leur montant. Ne cédez pas à la facilité en inscrivant juste un tarif total. Car si le client le conteste, vous aurez bien du mal à justifier ce montant en l’absence du détail de la location.

Premièrement, gardez en tête que toute ligne de facturation doit comporter :

• Le libellé clair de la prestation
• Son prix unitaire
• La quantité
• Son tarif total HT

Doivent figurer une ligne pour le montant de la réservation en elle-même, avec le prix journalier et le nombre de jours de location, puis une ligne par service supplémentaire. Cela peut être l’ajout d’un conducteur au contrat, le supplément jeune conducteur, la réservation d’un siège auto, la franchise d’assurance, bref, tout ce que votre client aura pu sélectionner lors de sa réservation.

Vous en viendrez ensuite aux éléments les plus sensibles, c’est-à-dire ceux qui suscitent le plus souvent des contestations :

• Supplément pour dépassement horaire
• Dépassement kilométrique
• Frais de carburant
• Dommages constatés au retour
• Déduction opérée sur le dépôt de garantie

On ajoute ensuite la TVA au montant total pour obtenir le tarif global TTC. Les règles de facturation imposent en effet de détailler clairement le montant HT, le taux de TVA applicable et le total TTC.

Tableau récapitulatif des lignes à détailler sur la facture

À retenir

Plus le détail des prestations est clair, plus la facture est compréhensible et défendable en cas de contestation.

Les conditions de règlement

Une fois la partie douloureuse complétée, il faudra bien récupérer vos sous. Vous devrez donc préciser quelles sont les conditions de règlement de votre facture de location de véhicule. Cela comprend les moyens de paiement proposés et plus particulièrement le délai de paiement accordé à réception de la facture, ainsi que les pénalités de retard prévues en cas de dépassement de ce délai.

Vous pouvez également joindre vos conditions générales de location, afin de les rappeler à votre client si jamais il souhaitait remettre en cause la facture.

Ces éléments font partie des informations qui doivent être précisées de manière transparente pour être conformes aux obligations générales de facturation.

À retenir

Les conditions de règlement permettent d’encadrer clairement le paiement et de limiter les litiges sur les délais, les pénalités ou les moyens de règlement acceptés.

Le cas de la facture en micro-entreprise

À noter : si vous lancez votre agence de location de véhicules sous le régime de la micro-entreprise, vous devrez également préciser certaines mentions obligatoires.

D’une part, « TVA non applicable, art. 293 B du CGI », tant que vous bénéficiez de la franchise en base de TVA.

Autre point important et plus récent : la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire à partir du 1er septembre 2026 pour les entreprises concernées.

À retenir

En micro-entreprise, la mention relative à la TVA reste indispensable sur la facture.

Cependant, le statut d’auto-entrepreneur n’est pas idéal pour la création d’une agence de location.

Plus d’infos : Loueur de voiture, faut-il choisir la micro-entreprise ?

Outil de gestion de location de voiture complet et efficace, Fleetee vous propose notamment une fonctionnalité de génération et d’envoi de facture dématérialisée, conforme aux différentes obligations réglementaires et à l’image de votre agence de location. 

• Une fois le paiement de la location effectué, vous pouvez en un clic créer la facture associée ! Ce brouillon automatiquement généré reprend toutes les infos de la réservation, inclut les éléments d’en-tête et de pied de page nécessaires, ainsi que la date de facturation et la date d’échéance. Pour un meilleur suivi de vos factures, vous avez d’ailleurs la possibilité de personnaliser le format des numéros de facture. On vous l’assure, vous retrouverez bien plus vite la facture FACT-2022-07-0008 que la facture #1097 !
  
  
• Une facture éditée ne pouvant légalement être modifiée ou supprimée, Fleetee vous offre alors la possibilité de vérifier ou corriger le brouillon automatiquement généré, puis de le valider dès que tout est ok pour vous. 
  
  
• Pour gagner du temps, il vous suffira ensuite de cocher une case pour envoyer directement par e-mail la facture au client, avec un message prédéfini, ou un petit mot doux personnalisé. 
  
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