Facture de location de voiture : 4 points à ne pas négliger

De la réservation en ligne en quelques clics à l’état des lieux dématérialisé, vous avez mis en place des process efficaces pour votre activité de location de véhicules ? Pour bien boucler vos réservations, il reste un point sur lequel vous devrez être vigilant : la facture de location de voiture. 

Ultime étape d’une réservation de voiture de location, la facturation n’en reste pas moins importante. C’est à la fois un document indispensable pour votre compta et un justificatif juridique indispensable. Alors, à quoi devez-vous faire attention pour être au clair sur votre facturation ? 

Un en-tête complet

L’en-tête de la facture, c’est l’emplacement qui reprend toutes les mentions obligatoires d’identification des deux parties (l’entreprise et le client) ainsi que les informations de classement nécessaires à la comptabilité.

Les éléments à y faire absolument figurer sont les suivants : 

• Les informations de votre agence de location  
• Les coordonnées de votre client 
• Le numéro de facture 
• La date d’émission de la facture 

Afin d’identifier de qui provient la facture, vous devrez mentionner la raison sociale de votre agence de location de véhicules (son petit nom), l’adresse de domiciliation de l’entreprise, son capital social, son numéro de SIRET ou SIREN, et terminer par vos infos de contact (téléphone, e-mail, site internet, fax si vous en utilisez toujours un).

Viennent ensuite les infos relatives à votre client. On retrouvera ici les nom et prénom, l’adresse postale, voire un numéro de téléphone et un e-mail de contact. 

Vous pouvez également compléter cette courte fiche d’identité par le numéro de référence client, le numéro de la réservation et le numéro du contrat de location relatif à cette facture. 

Puis, pour des raisons comptables, il faudra absolument préciser la date d’émission de la facture ainsi que le numéro de la facture. Si vous ne le saviez pas, vos factures doivent absolument être numérotées dans l’ordre de leur création. Mais ça, votre comptable vous le dira sûrement, afin d’être dans les clous en cas de contrôle fiscal. 

Le récap de la location de véhicule 

Afin que tout le monde soit sur le même niveau d’information, mieux vaut ne rien laisser au hasard. Alors même si toutes les informations pratiques de la location ont déjà été inscrites sur le contrat de location de voiture, n’hésitez pas à en faire un résumé sur la facture de fin de location. 

Vous pourrez faire figurer : 

• Le nom du conducteur principal ainsi que son numéro de permis
• La dénomination du véhicule et son numéro d’immatriculation

• Les dates, horaires et lieux de début et de fin de location, prévus dans le contrat de base et effectifs, c’est-à-dire ce qui a réellement été réalisé. Bien que les agences de récupération et de restitution du véhicule soient souvent identiques, elles peuvent être différentes en cas de location en aller-simple.

• Le nombre de kilomètres effectués, que vous aurez relevé lors de l’état des lieux, si jamais vous ne proposez pas le kilométrage illimité.

Le détail des prestations

Partie centrale de la facture : les prestations de la location et leur montant. Ne cédez pas à la facilité en inscrivant juste un tarif total. Car si le client le conteste, vous aurez bien du mal à justifier ce montant en l’absence du détail de la location.

Premièrement, gardez en tête que toute ligne de facturation doit comporter le libellé clair de la prestation de location, son prix unitaire, la quantité et son tarif total HT. Devront figurer une ligne pour le montant de la réservation en elle-même, évidemment, avec le prix journalier et le nombre de jours de location. Puis une ligne par service supplémentaire. Cela peut être l’ajout d’un conducteur au contrat, le supplément jeune conducteur, la réservation d’un siège auto, la franchise d’assurance…, bref, tout ce que votre client aura pu sélectionner lors de sa réservation. 

Vous en viendrez ensuite aux éléments les plus “problématiques” dirons-nous, ceux qui suscitent des contestations, à savoir les suppléments pour dépassement horaire (restitution hors délai), dépassement kilométrique, frais de carburant notamment. Et surtout, le relevé des dommages constatés lors de l’état des lieux de retour du véhicule, et la déduction faite sur le dépôt de garantie récupéré à la réservation. 

On ajoute ensuite la TVA au montant total pour avoir le tarif global TTC. 

Les conditions de règlement 

Une fois la partie douloureuse (côté client, on s’entend) complétée, il faudra bien récupérer vos sous. Vous devrez donc préciser quelles sont les conditions de règlement de votre facture de location de véhicule. Cela comprend les moyens de paiement proposés et plus particulièrement le délai de paiement accordé à réception de la facture, ainsi que les pénalités de retard prévues en cas de dépassement de ce délai. 

Vous pouvez également joindre vos conditions générales de location, afin de les rappeler à votre client si jamais il souhaitait remettre en cause la facture. 

Le cas de la facture en micro-entreprise 

À noter : si vous lancez votre agence de location de véhicules sous le régime de la micro-entreprise, vous devrez également préciser deux mentions obligatoires. D’une part, "TVA non applicable, art. 293 B du CGI", tant que vous ne dépassez pas la franchise (ce qui devrait en réalité arriver très vite); et d’autre part, "Dispensé d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM)". Mais à vrai dire, le statut d’auto-entrepreneur n’est pas idéal pour la création d’une agence de location. 

Plus d’infos : Loueur de voiture, faut-il choisir la micro-entreprise ? 

Outil de gestion de location de voiture complet et efficace, Fleetee vous propose notamment une fonctionnalité de génération et d’envoi de facture dématérialisée, conforme aux différentes obligations réglementaires et à l’image de votre agence de location. 

• Une fois le paiement de la location effectué, vous pouvez en un clic créer la facture associée ! Ce brouillon automatiquement généré reprend toutes les infos de la réservation, inclut les éléments d’en-tête et de pied de page nécessaires, ainsi que la date de facturation et la date d’échéance. Pour un meilleur suivi de vos factures, vous avez d’ailleurs la possibilité de personnaliser le format des numéros de facture. On vous l’assure, vous retrouverez bien plus vite la facture FACT-2022-07-0008 que la facture #1097 !
  
  
• Une facture éditée ne pouvant légalement être modifiée ou supprimée, Fleetee vous offre alors la possibilité de vérifier ou corriger le brouillon automatiquement généré, puis de le valider dès que tout est ok pour vous. 
  
  
• Pour gagner du temps, il vous suffira ensuite de cocher une case pour envoyer directement par e-mail la facture au client, avec un message pré-défini, ou un petit mot doux personnalisé. 

N’hésitez pas à découvrir les différents services de Fleetee, les 14 premiers jours d’essai sont gratuits et sans engagement.