Petite énigme : un client réserve une de vos voitures de location, dont la carte grise est au nom de votre agence. Quelques semaines après la location, vous vous retrouvez avec une amende pour excès de vitesse et une autre pour mauvais stationnement. Alors, qui doit payer, comment fonctionne la gestion des amendes lorsque l’on a une agence de location de voiture ?
Comment savoir si vos véhicules ont des amendes ?
Des chauffards déguisés en clients tout à fait charmants lors de l’état des lieux, vous allez en voir passer en tant que loueur de véhicules. Il faut dire aussi que parfois, une amende est bien vite arrivée, quand on ne connaît pas trop les lieux et les règles de stationnement. Et cela est encore plus vrai quand la réservation est faite par des clients étrangers. Dans tous les cas, il y a une façon simple et basique de savoir si vos véhicules sont sujets à des avis de contravention : par courrier.
En cas d’infraction au code de la route par un de vos clients avec un de vos véhicules, en tant que détenteur de la carte grise du véhicule, vous recevrez un courrier contenant le détail du “méfait”. Où, quoi, qui, comment, combien, tout est détaillé dans le procès verbal, du lieu de l’infraction à sa date et son horaire, du véhicule utilisé au nombre de points perdus sur le permis de conduire, en passant bien sûr par le montant de l’amende. Vous disposez alors de 45 jours pour payer l’amende relative à l’infraction. Mais devez-vous vraiment la payer ?
Qui paye en cas d’infraction routière avec un véhicule de location ?
Si vous avez de la tréso et que vous voulez vraiment (vraiment) être gentil avec vos clients, vous pouvez vous acquitter de l’amende. Mais c’est un peu comme si vous acceptiez de prendre sur votre assurance les malus causés par vos clients responsables d’un accident : c’est vous qui devrez casquer. Il faut rappeler qu’une infraction expose le détenteur de la carte grise au paiement d’une amende, au retrait de points sur le permis de conduire, voire à l’immobilisation du véhicule. Sympa pour votre taux de rotation…
Gardez en tête que vous avez une obligation légale de contester une amende et de désigner le réel responsable : celui qui était au volant quand le véhicule a été flashé par un radar ou a brûlé un feu rouge, à savoir votre client conducteur. Car dès que le contrat de location est signé par le client, il accepte les conditions générales et endosse la responsabilité de tout ce qui pourrait se produire avec le véhicule.
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Comment contester une amende et désigner un conducteur ?
Le site de l’Agence Nationale de Traitement Automatisé des Infractions, antai.gouv.fr, est un outil incontournable des loueurs de voiture.
Pour contester une amende et désigner un conducteur, vous devrez remplir un formulaire assez simple avec les informations suivantes :
☑️ Le numéro de l’avis indiqué sur le courrier reçu ou bien la référence de l’amende forfaitaire majorée (selon la situation)
☑️ La raison sociale, indiquée également sur l’avis de contravention
☑️ La date de l’avis
☑️ Le numéro d’immatriculation du véhicule
Vous devrez ensuite renseigner les informations du conducteur responsable, à savoir ses données personnelles (nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro du permis de conduire et la date de délivrance) et fournir le contrat de location. Votre client sera alors contacté par le trésor public pour régulariser sa situation.
Suivre cette procédure une fois de temps en temps, ça peut aller, mais ce type de démarche administrative est souvent chronophage et peut, heureusement, être facilement traitée de façon automatisée.
Comment automatiser la gestion des amendes des voitures de location ?
Parce que vous devez déjà gérer la maintenance de votre flotte auto, les réclamations de clients particulièrement…exigeants, et vos opés marketing pour maintenir l’agence à flot, parmi tous les outils de gestion de location de véhicules qui existent pour simplifier votre quotidien de loueur, ceux pour la gestion des amendes pourront vous faire gagner un temps précieux.
A condition d’avoir bien récupéré toutes les informations de votre client lors de la génération du contrat de location, dès la réception d’un avis de contravention, l’outil pourra automatiquement identifier le client concerné grâce à la date et à l’heure de l’infraction, puis réaliser la démarche de contestation et de désignation, sans aucune intervention de votre part.
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