Facturation électronique : ce qui change pour les loueurs de véhicules

Depuis septembre 2026, la facturation électronique s’applique progressivement aux entreprises françaises. Les entreprises concernées par la réforme doivent désormais disposer d’un dispositif leur permettant de réceptionner leurs factures par voie électronique. Les obligations liées à l’émission suivent, quant à elles, un calendrier différent selon la taille de l’entreprise.

Pour un loueur de véhicules, cette mise en œuvre implique de faire évoluer une partie de son organisation administrative : réception des factures fournisseurs, émission des factures B2B, transmission de certaines données à l’administration fiscale et utilisation d’une plateforme agréée (PA).

L’objectif n’est donc plus simplement de savoir si la réforme va vous concerner, mais de comprendre ce que vous devez déjà avoir mis en place et ce qui changera à partir de septembre 2027.

Les points essentiels à retenir

• Depuis septembre 2026, les entreprises entrant dans le champ de la réforme doivent être équipées pour réceptionner leurs factures sous forme électronique.

• Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire sont, quant à elles, déjà soumises à l’obligation d’émission électronique.

• Les PME et micro-entreprises devront émettre leurs factures électroniques à partir du 1er septembre 2027.

• Le passage à la facturation électronique ne consiste pas simplement à joindre une facture PDF à un email.

• Les factures électroniques transitent par une plateforme agréée (PA).

• Les locations facturées à des particuliers ne suivent pas le même circuit que les factures B2B : elles peuvent relever du e-reporting, selon les opérations réalisées et l’échéance applicable à l’entreprise.

• Votre logiciel de gestion doit constituer une solution compatible avec le nouveau dispositif pour éviter de multiplier les outils et les ressaisies.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture créée, transmise et reçue dans un format électronique structuré répondant aux exigences de la réforme.

Créer une facture au format PDF puis l’adresser par email ne répond pas, à lui seul, aux exigences du nouveau dispositif.

La facture doit contenir des données structurées pouvant être exploitées automatiquement par les différents systèmes concernés et circuler dans le circuit prévu par la réforme.

Cette évolution permet notamment à l’administration fiscale de disposer des données nécessaires au fonctionnement du nouveau dispositif, tout en automatisant davantage les échanges entre entreprises.

À retenir

Envoyer une facture en PDF par email ne suffira plus en 2027 pour respecter les nouvelles règles de facturation électronique.

Qui est concerné par la facturation électronique ?

La réforme concerne les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille. Le fait de bénéficier de la franchise en base de TVA n’exclut pas une entreprise du nouveau dispositif de facturation électronique.

Le calendrier de mise en œuvre dépend cependant de la taille de l’entreprise.

À noter : la taille de l’entreprise est appréciée sur la base du dernier exercice clos avant le 1er janvier 2025 ou, à défaut, du premier exercice clos à compter de cette date.

Autrement dit, même si votre agence de location n’a pas encore l’obligation d’émettre toutes ses factures au nouveau format, elle doit déjà être capable de recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs.

Qu’est-ce que cela change concrètement pour un loueur de véhicules ?

Les conséquences dépendent principalement du type de clients avec lesquels vous travaillez.

Vous louez des véhicules à des entreprises

Si vous facturez une entreprise établie en France et assujettie à la TVA, la transaction peut entrer dans le champ du e-invoicing.

Lorsque votre obligation d’émission s’applique, la facture ne sera donc plus simplement envoyée par email. Elle devra transiter dans le circuit prévu par la réforme via une plateforme agréée (PA).

Pour une agence qui réalise régulièrement des locations B2B, cette évolution renforce l’intérêt de disposer d’un logiciel de gestion de location de véhicules et d’une solution compatible avec les nouveaux flux de facturation.

Vous louez des véhicules à des particuliers

Les locations réalisées auprès de particuliers ne suivent pas le même circuit de facturation électronique que les transactions B2B.

Certaines données de transaction et de paiement devront néanmoins être transmises à l’administration fiscale via le e-reporting, selon le calendrier applicable à votre entreprise.

Cette distinction est particulièrement importante pour les loueurs qui travaillent à la fois avec une clientèle professionnelle et une clientèle de particuliers.

Une bonne mise en œuvre de la réforme suppose donc de bien identifier la nature de chaque transaction afin de savoir si elle relève du e-invoicing ou du e-reporting.

Vous recevez des factures de fournisseurs

Depuis le 1er septembre 2026, votre entreprise doit être en mesure de recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs.

Cela peut notamment concerner :

• les prestations d’entretien ;
• les achats de pièces ;
• les prestations informatiques ;
• les services liés à votre flotte ;
• les différentes dépenses de fonctionnement de votre agence.

La facturation électronique ne concerne donc pas uniquement les factures que vous adressez à vos clients. Elle modifie aussi la manière dont certaines factures fournisseurs sont reçues et intégrées dans votre gestion.

Une solution compatible avec ce nouveau fonctionnement permet de limiter les ruptures entre votre gestion opérationnelle et votre suivi administratif.

E-invoicing et e-reporting : quelle différence ?

Ces deux notions sont centrales dans la réforme.

L’e-invoicing

L’e-invoicing correspond à l’émission, la transmission et la réception de factures électroniques pour les opérations entrant dans le champ de la facturation électronique.

La facture circule alors via une plateforme agréée (PA).

Cette plateforme participe à la transmission des informations nécessaires entre les entreprises et l’administration fiscale.

L’e-reporting

Le e-reporting correspond à la transmission à l’administration fiscale de certaines données relatives aux opérations qui ne passent pas directement par le circuit du e-invoicing.

Il concerne notamment certaines transactions :

• réalisées avec des particuliers ;
• réalisées avec des opérateurs établis à l’étranger ;
• nécessitant la transmission de données de paiement.

À retenir

E-invoicing = circulation de la facture électronique.
E-reporting = transmission de certaines données à l’administration fiscale.

Pour un loueur travaillant à la fois avec des professionnels et des particuliers, les deux mécanismes peuvent donc coexister.

Faut-il obligatoirement utiliser une plateforme agréée ?

Une plateforme agréée (PA) est un opérateur immatriculé par l’administration fiscale capable de transmettre et recevoir les factures électroniques ainsi que certaines données nécessaires au e-reporting.

Elle joue ainsi le rôle d’intermédiaire dans la circulation des informations entre les différentes entreprises et l’administration fiscale.

Il faut donc distinguer :

• votre logiciel de gestion, utilisé pour gérer vos clients, réservations, contrats et factures ;
• votre plateforme agréée (PA), utilisée pour assurer la transmission des factures électroniques et des données concernées.

Cette distinction est importante lorsque vous choisissez ou faites évoluer votre logiciel de location de voiture : votre outil métier doit constituer une solution compatible avec le nouveau circuit de facturation.

Une bonne intégration permet notamment de suivre plus facilement l’avancement des factures, voire leur statut en temps réel lorsque les outils utilisés permettent cette remontée d’information.

Comment préparer son activité de location ?

La mise en œuvre de la facturation électronique peut être anticipée avec quelques vérifications simples.

1. Vérifiez votre échéance

Identifiez la catégorie de votre entreprise et la date à laquelle votre obligation d’émission s’applique.

Pour les PME et micro-entreprises, l’échéance principale concernant l’émission est fixée au 1er septembre 2027.

Même si cette date peut sembler encore éloignée, la réception des factures électroniques est déjà obligatoire depuis septembre 2026.

2. Vérifiez votre solution de réception

Toutes les entreprises concernées doivent déjà pouvoir recevoir des factures électroniques.

Il est donc important de savoir comment les factures adressées à votre entreprise sont réceptionnées et quelle plateforme agréée (PA) intervient dans ce processus.

Votre organisation doit permettre à vos équipes de retrouver les factures reçues facilement et de les intégrer dans le suivi administratif de l’agence.

3. Vérifiez les informations de votre entreprise

Les informations administratives et fiscales utilisées pour vos factures doivent être correctement renseignées et à jour.

Cela peut notamment concerner :

• la raison sociale ;
• le SIREN ;
• le SIRET ;
• le numéro de TVA ;
• l’adresse de facturation ;
• les informations légales nécessaires à la facture.

Des informations incorrectes peuvent compliquer la transmission d’une facture ou son traitement par la plateforme agréée (PA).

4. Vérifiez la compatibilité de votre logiciel

Votre logiciel de gestion de location doit pouvoir s’intégrer au circuit de facturation électronique afin d’éviter autant que possible les doubles saisies et la multiplication des outils.

L’objectif est de disposer d’une solution compatible permettant de centraliser les réservations, les contrats de location, les factures et les informations clients dans un environnement cohérent.

La facture de location de voiture doit ainsi s’intégrer naturellement dans le reste du processus de gestion.

5. Clarifiez vos flux B2B et B2C

Une agence travaillant uniquement avec des particuliers n’a pas exactement les mêmes flux qu’une agence qui loue régulièrement des véhicules à des professionnels.

Identifier les différents profils de clients permet de distinguer plus facilement les opérations relevant du e-invoicing de celles concernées par le e-reporting.

Cette étape facilite également la mise en œuvre du dispositif et la transmission des données adaptées à l’administration fiscale.

Comment Fleetee gère la facturation électronique ?

La facturation fait partie des opérations centralisées dans Fleetee Manager. Les réservations, devis, contrats et factures peuvent ainsi être gérés dans le même environnement.

Fleetee n’est pas lui-même une plateforme agréée (PA). Pour assurer la transmission des factures électroniques, la solution s’appuie sur SuperPDP, sa plateforme agréée partenaire.

Le fonctionnement reste proche du processus habituel : vous créez votre facture dans Fleetee et celle-ci peut ensuite être transmise automatiquement au format Factur-X via SuperPDP, dans le circuit de facturation électronique.

Vous pouvez également suivre le statut de la facture directement depuis Fleetee. Cette remontée d’information facilite le suivi des documents et permet de garder une vision actualisée des factures sans devoir naviguer entre plusieurs outils.

L’objectif de cette mise en œuvre est de conserver une gestion centralisée : votre équipe continue à créer ses factures depuis son logiciel métier, tandis que la transmission électronique s’intègre au nouveau dispositif.

Fleetee constitue ainsi une solution compatible avec la facturation électronique sans remplacer le rôle réglementaire de la plateforme agréée.

Quelles informations vérifier dans Fleetee ?

Avant d’utiliser la facturation électronique, assurez-vous que les informations administratives de votre entreprise sont correctement renseignées.

Cela concerne notamment :

• la raison sociale ;
• le SIREN et le SIRET ;
• le numéro de TVA ;
• l’adresse de facturation ;
• les différentes informations légales nécessaires.

La configuration de votre plateforme agréée (PA) doit également être vérifiée afin d’assurer le bon routage des documents.

Cette configuration est essentielle pour que les échanges entre votre logiciel, la plateforme et l’administration fiscale fonctionnent correctement.

Quels avantages pour la gestion quotidienne ?

La réforme impose de nouvelles obligations, mais elle peut également accélérer la digitalisation des processus déjà engagée dans de nombreuses agences.

Une facturation intégrée à votre gestion des locations peut notamment permettre de :

• limiter certaines ressaisies ;
• mieux suivre le statut des factures ;
• centraliser les documents liés à chaque location ;
• structurer les échanges avec les clients professionnels ;
• simplifier le suivi administratif ;
• disposer d’informations plus rapidement mises à jour.

Lorsque la solution compatible utilisée permet de remonter les statuts des factures, les équipes disposent d’une vision plus proche du temps réel sur leur traitement.

Cette logique prend encore plus de sens lorsque le planning de gestion des locations, les contrats, les clients, les véhicules et les factures sont réunis dans le même environnement.

La facturation devient alors une étape intégrée au processus de location plutôt qu’une tâche gérée séparément.

Conclusion

La transition vers la facturation électronique est maintenant engagée et modifie progressivement la manière dont les entreprises françaises gèrent leurs factures.

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises concernées doivent être capables de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI doivent également les émettre, tandis que les PME et micro-entreprises disposent jusqu’au 1er septembre 2027 pour préparer leur obligation d’émission.

Pour un loueur de véhicules, l’enjeu consiste surtout à disposer d’une organisation capable de gérer les factures B2B, les opérations B2C, le e-reporting et les échanges avec une plateforme agréée (PA) sans multiplier les tâches administratives.

Fleetee est déjà compatible avec l’émission de factures électroniques depuis septembre 2026. La solution permet ainsi d’intégrer cette nouvelle obligation au fonctionnement quotidien de l’agence, tout en facilitant le suivi des factures et leur transmission via le circuit prévu par la réforme.

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