“Une nouvelle réservation a été effectuée !”. Face à ce type de notification, on peut généralement distinguer deux types de réaction :
- “Super, c’est parti !” Ça, c’est le loueur de voiture qui maîtrise tout le parcours client comme un chef, grâce à des outils efficaces qui lui permettent de gagner du temps sur chaque location.
- Ou bien la version sueurs froides - “Où est passé le fichier Excel ? Il n’y a plus d’encre pour imprimer le contrat ? Quoi ?! C’est pour cet après-midi ?” - à l’idée de devoir mettre à jour le fichier Excel du planning, aller dans le backoffice du site mettre à jour l’inventaire, créer la facture, compléter le contrat de location avec les infos du véhicule, sortir les exemplaires pour l’état des lieux…
Si vous vous reconnaissez dans la deuxième catégorie, soufflez un bon coup, voici 8 types de logiciel qui vous seront plus qu’utiles pour gérer sereinement vos prochaines locations.
1. Un outil de gestion de planning de location efficace
Dans un précédent article, on vous expliquait pourquoi ce n’était pas une très bonne idée d’utiliser Excel pour gérer le planning de location de vos véhicules. Perdre un certain temps à effectuer des mises à jour à la mano, de la double-saisie, se relire 10 fois pour retrouver une faute de frappe et comprendre une erreur de calcul, devoir bidouiller pour créer un calendrier à peu près fonctionnel alors qu’Excel n’est pas conçu pour cela : les raisons ne manquent pas.
Avec un outil dédié à la gestion de planning de location de véhicules, vous pourrez en un coup d'œil visualiser les entrées et sorties de véhicules et avoir une idée claire de votre flotte à l’instant T. Bonus si vous reliez ce logiciel à votre outil de réservation de votre site internet : le planning sera alors automatiquement mis à jour.
Vous n’avez pas de moteur de réservation ? Dans ce cas, il vous faudra...
2. Une plateforme de création de site avec moteur de réservation
Même si vous n’avez qu’une flotte de 6 véhicules, prendre vos réservations par téléphone ou par e-mail, c’est un peu quitte ou double. Soit vous avez une bonne étoile et n’avez jamais eu de double-réservation sur le même véhicule, soit la chance n’est pas de votre côté et vous vous retrouvez à devoir expliquer à votre client qui a bien d’autres choses à faire, que le véhicule réservé par téléphone avait déjà été demandé par e-mail quelques minutes plus tôt, pour sensiblement les mêmes dates.
En équipant votre site internet d’un moteur de réservation, fini les galères. Une fois un véhicule réservé et payé en ligne, il disparaîtra automatiquement de l’inventaire du site. C’est moins de temps consacré à la négociation par téléphone ou e-mail, moins d’entrées de données à la main dans votre planning de location et plus de bande passante pour vous, afin de pouvoir gérer les imprévus type accidents, passage au garage ou récupération d’un véhicule de remplacement.
3. Une solution de facturation
Disons que votre site est équipé d’un moteur de réservation. Disons aussi que ce moteur de réservation est relié à un logiciel de planning de location. On est déjà pas mal là. Et si vous ajoutiez une solution de facturation automatisée par-dessus tout ça ?
Oui, c’est vrai qu’Excel et Word sont gratuits et permettent de faire des factures fonctionnelles, à condition de mettre en place un modèle réutilisable. Mais c’est aussi vrai qu’avec un peu de fatigue dans le nez, les fautes d’inattention peuvent vous faire rajouter un 0 de trop (on connaît un client qui ne va pas être content) ou pire pour votre tréso, vous faire oublier d’inscrire le tarif jeune conducteur ou le prix d’options supplémentaires choisies par le locataire. “C’est cadeau !”
Vous l’avez compris, vous aurez tout à gagner à choisir une solution de facturation qui reprendra automatiquement les informations du module de réservation de votre site, et soyons fous, fera parvenir immédiatement et automatiquement par e-mail la facture à votre client.
4. Un logiciel de génération de contrat
Besoin différent mais même idée : automatiser la création du contrat de location suite à la réservation en ligne du véhicule. Car prendre le temps de jongler entre différents fichiers ou plateformes pour compléter le contrat avec les infos du véhicule et celles du locataire, faire de la double saisie, c’est bien pour se faire la main au début, mais c’est chronophage et sans réelle valeur ajoutée ! Surtout quand c’est pour une résa de toute dernière minute et que tous vos concurrents promettent un service express de récupération de voiture…
Laissez à un logiciel de création de contrat le soin de faire tout ça pour vous. Logiciel que vous pourrez aussi connecter à votre moteur de réservation !
Découvrez aussi notre article : Comment faire un contrat de location de voiture ?
5. Une appli pour simplifier l’état des lieux du véhicule
Il y a aujourd’hui mieux que les feuilles d’état des lieux à imprimer, annoter tant bien que mal avec le locataire, puis numériser et classer dans des fichiers clients sur votre poste de travail. Qui aime la paperasse ?
On dit bien qu’une photo vaut mille mots, n’est-ce pas ? En choisissant une application mobile d’état des lieux de voiture comme Fleetee Check, vous pourrez gérer cette étape depuis votre tablette ou votre smartphone pour un référencement plus précis des rayures, enfoncements ou petits défauts du véhicule, en les prenant directement en photo.
A la remise du véhicule, vous n’aurez ainsi plus à discuter de l’emplacement approximatif des croix sur le papier ou à déchiffrer les notes manuscrites de votre collaborateur. Un bon point pour une relation client fluide et sans frictions.
6. Une aide au suivi de l’entretien de la flotte
Qui dit état des lieux dit parfois mauvaise surprise. Un refus de céder le passage, un bris de glace et c’est pour vous un véhicule à momentanément sortir de votre flotte. Sans parler des révisions régulières et autres contrôles techniques.
Plutôt que de vous baser sur les factures de votre garagiste pour savoir quel véhicule se trouve et dans quel état, ou à quelle date prendre rendez-vous pour le contrôle technique, un logiciel de suivi de l’entretien de votre flotte pourra conserver pour vous ces infos précieuses et vous alerter des opérations de maintenance à venir.
7. Un gestionnaire intelligent de contraventions
Une amende arrive par courrier, vous devez retrouver qui est le locataire coupable, le contacter ou vous connecter directement au site de traitement des PV, récupérer les infos personnelles et celles du permis du locataire, les renseigner puis suivre l’état d’avancement du dossier et le paiement de l’amende. Compliqué !
Ou vous pouvez également utiliser une solution de gestion des contraventions d’un parc automobile qui :
- Recevra automatiquement les amendes de vos locataires
- Se chargera de retrouver le responsable de l’infraction grâce aux données fournies sur le PV (date et heure de l’infraction, immatriculation du véhicule concerné)
- Transmettra directement les informations du conducteur à l’administration.
De la paperasse en moins à traiter pour vous, c’est déjà ça de gagné !
8. Un tableau de bord avec vos indicateurs clés de performance
Votre activité a l'air de rouler, seulement, quel est votre TCO ? Et qu'en est-il de votre taux de rotation ? Quels sont les mois qui ont le plus ET le moins performés ? Quel était votre chiffre d'affaires en juillet 2022 ? Ne serait-il pas pertinent de réajuster vos tarifs en septembre ? Bref, pour répondre à ces questions, il faut avoir un tableau de bord avec toutes vos données clés renseignées. Sans tableau : pas de suivi ni d'historique, sans historique : pas d'analyse des KPIs claire et donc pas de pilotage pertinent de votre activité.
Il devient alors plus qu'indispensable de vous munir d'un logiciel ou d'un outil avec un tableau de bord complet qui vous permet d'analyser votre activité de location de voiture. Vous pourrez ainsi mettre en place une vraie stratégie et booster vos locations !
9. Une solution tout-en-un pour les loueurs de voiture
Bien qu’ils vous simplifient la vie, vous vous êtes aussi dit que ça commençait à faire beaucoup de logiciels et applis à utiliser pour gérer votre flotte de véhicules en location ?
La solution : choisir une solution tout-en-un de gestion de flotte de véhicules. Exit les problèmes de double saisie et les heures à essayer de faire les outils communiquer entre eux.
Logiciel de gestion pour loueurs professionnels, Fleetee fait à la fois office de :
- planning de location
- gestionnaire de flotte (état des lieux, entretien, contraventions)
- tableau de bord de suivi d’activité
- gestionnaire de site internet et moteur de réservation
- booster de visibilité de vos véhicules sur les plateformes de réservation en ligne tierces.
N’hésitez pas à essayer Fleetee pour faciliter la gestion de votre flotte et maximiser vos résultats, les 14 premiers jours sont gratuits.
Et pour avoir plus de conseils pour optimiser la gestion de votre flotte de véhicules, n'hésitez pas à vous abonner au blog !
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