Avantages et inconvénients du tableau Excel pour la gestion de votre parc automobile

Au moment de vous lancer dans la location de véhicules, vous vous rendrez compte qu’il est indispensable de vous équiper d’un outil de gestion de flotte efficace afin d’avoir la meilleure visibilité possible sur votre activité.

Pour cela, peut-être envisagez-vous de mettre en place un ou plusieurs fichiers Excel ? Le tableur reste un outil flexible et puissant, mais est-il vraiment adapté pour gérer au quotidien une flotte de véhicules de location ?

Analysons ses avantages, ses limites et les alternatives possibles.

Les points essentiels à retenir

• Excel peut convenir pour démarrer ou gérer une petite flotte avec des besoins simples.
  
  
• Il permet de personnaliser librement ses tableaux, ses formules et ses indicateurs.
  
  
• Les versions actuelles d’Excel permettent aussi la collaboration, les liens vers des documents et l’import de données externes.
  
  
• En revanche, ces fonctions demandent du paramétrage et ne remplacent pas les workflows métier d’un logiciel de location.
  
  
• Plus la flotte grandit, plus les saisies manuelles, fichiers multiples et mises à jour deviennent sources d’erreurs.
  
  
• Un logiciel métier permet de centraliser réservations, planning, contrats, états des lieux, entretien, clients, facturation et indicateurs.

Gérer sa flotte automobile sur Excel, une bonne idée ?

À première vue, un tableau Excel peut faire l’affaire pour gérer votre parc automobile ou, du moins, pour saisir les données dont vous avez besoin pour fonctionner.

Et il faut dire qu’il y en a, des données à conserver lorsque l’on gère un parc de véhicules.

La gestion d’une flotte de véhicules de location comprend notamment :

• l’identification des véhicules : catégorie, type, carte grise, informations d’assurance, historique des réservations, sinistres et réparations ;
  
  
• les plannings d’entretien mécanique : contrôles techniques, révisions, remplacement des pneus, vidanges, nettoyage et réparations ;
  
  
• le planning de location des véhicules pour conserver une bonne
  visibilité sur votre taux de rotation ;
  
  
• le suivi de l’usure des pièces et des opérations de maintenance ;
  
  
• le suivi des coûts par véhicule pour calculer le TCO, c’est-à-dire le coût total de possession ;
  
  
• les procès-verbaux réalisés lors des états des lieux ;
  
  
• le suivi des contraventions ;
  
  
• les informations relatives aux clients et aux réservations intégrées dans les contrats de location ;
  
  
• les factures nécessaires au suivi comptable ;
  
  
• la fixation des tarifs et des promotions pour construire votre offre de location.

Cela vous donne une bonne idée du volume de données à récupérer au quotidien et de l’organisation à mettre en place pour gérer l’ensemble de votre activité.

Et oui, ça fait beaucoup !

Les avantages d’Excel pour gérer une petite flotte

L’avantage d’Excel est avant tout sa flexibilité. Vous pouvez créer un fichier par véhicule, un fichier par tâche ou un classeur principal regroupant plusieurs tableaux.

Formules, filtres, tableaux croisés dynamiques, graphiques, tableaux de bord : l’outil offre beaucoup de possibilités à condition de savoir les configurer.

Les versions actuelles d’Excel permettent également la coédition en temps réel lorsqu’un classeur est enregistré sur OneDrive ou SharePoint. Plusieurs collaborateurs peuvent donc travailler simultanément sur le même fichier.

Excel peut donc parfaitement remplir son rôle lorsque :

• votre flotte est encore limitée ;
• peu de collaborateurs interviennent sur les données ;
• vos process restent simples ;
• vous maîtrisez bien les formules et la structure de vos fichiers ;
• vous n’avez pas encore besoin de nombreuses automatisations métier.

À retenir : Excel n’est pas un mauvais outil en soi. Il peut parfaitement convenir au démarrage. Ses limites apparaissent surtout lorsque la flotte, les réservations et le nombre de collaborateurs augmentent.

Les limites d’Excel pour la gestion d’un parc automobile

Si vous et vos collaborateurs êtes à l’aise avec Excel, alors banco !

Le problème n’est pas forcément le tableur lui-même. C’est plutôt tout ce qu’il faut construire, maintenir et connecter autour de lui pour qu’il devienne un véritable outil de gestion de location.

Centraliser les documents devient vite complexe

Excel permet aujourd’hui d’insérer des objets ou de créer des liens vers des fichiers externes. Cela facilite le classement de certains documents, mais ne transforme pas pour autant le tableur en véritable outil de gestion documentaire métier.

Excel permet aujourd’hui d’insérer des objets ou de créer des liens vers des fichiers externes.

En revanche, cela ne transforme pas Excel en gestion documentaire métier.

Entre les cartes grises, permis de conduire, factures, comptes-rendus de maintenance, contrats et états des lieux, vous devez toujours créer votre propre organisation pour rattacher correctement chaque document au bon véhicule, au bon client ou à la bonne réservation.

Un lien peut aussi devenir inutilisable si le fichier auquel il renvoie est déplacé ou renommé.

À retenir : Excel peut contenir ou référencer des documents, mais il faut construire et maintenir soi-même l’organisation qui les relie à votre activité.

La synchronisation est possible… mais elle doit être construite

Autre évolution importante : Excel n’est plus totalement isolé des autres sources de données.

Avec Power Query, Excel peut importer et actualiser des informations provenant de fichiers, bases de données, SharePoint et différentes sources externes.

Mais là encore, nuance importante : ce n’est pas parce qu’Excel peut être connecté qu’il est nativement synchronisé avec tous vos outils de location.

Si vous utilisez un logiciel pour les états des lieux, un autre pour les contrats, un autre pour votre site web et un tableur pour le planning, vous devrez mettre en place les connexions, automatisations ou imports nécessaires.

Sans cela, les doubles saisies restent inévitables.

Imaginez qu’un véhicule soit envoyé au garage mais que l’information ne soit mise à jour dans votre tableau que le lendemain. Le véhicule peut encore apparaître disponible à la réservation alors qu’il est immobilisé.

Sur une petite flotte, une simple erreur de ce type peut rapidement désorganiser le planning.

À retenir : Excel sait importer et actualiser des données, mais une vraie synchronisation métier demande du paramétrage et une maintenance technique.

Plus les données augmentent, plus le pilotage se complique

Qu’on se le dise : Excel peut être très pratique pour saisir des données.

Mais à mesure que se multiplient les véhicules, réservations, clients, contrats, factures, interventions et onglets, votre classeur peut rapidement devenir difficile à exploiter.

Le problème n’est alors plus seulement de retrouver une ligne : il faut parvenir à croiser les informations et à en tirer des décisions.

Par exemple :

• quels véhicules affichent le meilleur taux de rotation ?
• lesquels coûtent trop cher en entretien ?
• quelles catégories génèrent le plus de chiffre d’affaires ?
• combien de véhicules sont actuellement immobilisés ?
• quelles réservations démarrent aujourd’hui ?
• quelles échéances d’entretien approchent ?

Pour ce type de suivi, un véritable tableau de bord de gestion de location ou le suivi des indicateurs de performance de votre parc automobile devient beaucoup plus utile qu’une succession de feuilles et de formules.

À retenir : plus votre activité se complexifie, plus le temps passé à maintenir le tableur risque de remplacer le temps qu’il était censé vous faire gagner.

Attention aussi à la gestion des données clients

Une agence de location manipule des données personnelles : coordonnées, permis de conduire, historique de réservation, contrats ou justificatifs.

Que vous utilisiez Excel ou un logiciel dédié, ces données doivent être protégées.

La CNIL rappelle notamment l’importance de limiter les accès, de sécuriser les outils utilisés et de ne conserver que les données réellement nécessaires. Les règles essentielles de sécurité des données sont détaillées par la CNIL.

Si vous gérez votre base de données client sur un tableur partagé, pensez donc aux droits d’accès, aux sauvegardes, à la conservation des données et à la suppression des informations devenues inutiles.

À retenir : un tableur contenant vos données clients n’est pas un simple fichier administratif. Il doit être géré comme une base contenant des données personnelles.

Excel ou logiciel de gestion de flotte : comment choisir ?

La question n’est finalement pas de savoir si Excel est “bon” ou “mauvais”.

Tout dépend du stade de développement de votre entreprise.

Excel peut suffire si vous gérez quelques véhicules, peu de réservations et des processus très simples.

En revanche, si vous commencez à cumuler plusieurs fichiers, à ressaisir les mêmes informations, à gérer plusieurs collaborateurs ou à passer du temps à vérifier si vos données sont à jour, cela peut être le signe qu’un outil métier devient pertinent.

C’est notamment le cas lorsque vous avez besoin de :

• centraliser les réservations ;
• automatiser les documents ;
• gérer plusieurs utilisateurs ;
• suivre les entretiens et immobilisations ;
• digitaliser les états des lieux ;
• suivre les clients et leurs documents ;
• gérer les contraventions ;
• analyser votre activité grâce à des KPI.

Pour le planning spécifiquement, retrouvez aussi nos 7 raisons de ne pas utiliser Excel pour son planning de location.

À retenir : Excel reste pertinent comme outil ponctuel ou pour démarrer. Le logiciel métier devient intéressant lorsque le tableur commence à créer plus de tâches qu’il n’en supprime.

Comment Fleetee simplifie la gestion de votre parc automobile

Fleetee est un outil de gestion conçu pour faciliter le quotidien des professionnels de la location.

Avec Fleetee Manager, vous pouvez centraliser les réservations, contrats, planning, suivi d’entretien, clients, facturation et indicateurs de performance depuis un même environnement. Les fonctionnalités actuelles incluent notamment un planning interactif, des alertes d’entretien, la génération de contrats et un tableau de bord.

Le planning interactif permet de suivre disponibilités, réservations et véhicules immobilisés.

Avec Fleetee Check, vous pouvez également digitaliser vos états des lieux, conserver les photos du véhicule et synchroniser ces informations avec votre gestion de location.

La solution permet aussi de gérer les contraventions : à partir de la date, de l’heure et de l’immatriculation, Fleetee peut retrouver la fiche du locataire concerné afin de faciliter le traitement du dossier. Le professionnel peut ensuite poursuivre sa démarche sur le site de l’ANTAI.

Fleetee propose désormais également des rapports personnalisés permettant d’exporter des données liées aux locations, clients, interventions, factures, règlements, contraventions ou indicateurs de performance.

Pour en savoir plus, vous pouvez télécharger gratuitement notre guide pour créer votre agence de location ou profiter de l’essai gratuit de 14 jours.

Si vous êtes encore en phase de création et souhaitez structurer votre activité avant de choisir vos outils, découvrez également toutes les étapes pour devenir loueur de voiture.