Avantages et inconvénients du tableau excel pour la gestion de votre parc automobile

Au moment de vous lancer dans la location de véhicules, vous vous rendrez compte qu’il est indispensable de s’équiper d’un outil de gestion de flotte efficace afin d’avoir la meilleure visibilité possible sur votre activité. Pour cela, peut-être envisagez-vous de mettre en place un ou plusieurs fichiers Excel ? Analysons cela de plus près pour voir s’il s’agit vraiment de la meilleure solution pour la gestion de flotte automobile. 

Gérer sa flotte automobile sur Excel, une bonne idée ? 

À première vue, un tableau Excel peut faire l’affaire pour gérer votre parc automobile de A à Z ou du moins, pour saisir les données dont vous avez besoin pour fonctionner. Et il faut dire qu’il y en a, des données à conserver, lorsque l’on gère un parc de véhicules. 

La gestion d’une flotte de véhicules de location comprend ainsi toute une liste d’informations et de documents à traiter, notamment : 

• L’identification des véhicules : catégorie, type, carte grise, informations d’assurance, historique des réservations, sinistres et réparations… 
• Les plannings d’entretien mécanique (contrôles techniques, révisions, remplacement des pneus, vidanges, etc), de nettoyage, de réparations et bien entendu le planning de location des véhicules pour avoir une bonne visibilité sur votre taux de rotation.
• Le suivi d’usure des pièces. 
• Le suivi des coûts par véhicules, qui permettront de calculer le TCO (le coût total de possession d’un véhicule).
• Les procès-verbaux suite aux états des lieux de restitution des véhicules. 
• Le suivi des contraventions et des paiements des amendes.
• Les informations relatives aux clients et le détail des réservations inclus dans les contrats de location.
• Les factures des locations de voiture, nécessaires au service comptable
• La fixation des tarifs et offres promotionnelles. 

Cela vous donne une bonne idée du volume de données à récupérer au quotidien et de l’organisation à mettre en place sur Excel pour gérer l’ensemble de votre activité. Et oui, ça fait beaucoup ! 

L’avantage d’utiliser Excel pour réaliser des tableaux est que c’est un outil facilement accessible, car compris dans la suite Windows, et qui peut être personnalisé comme vous le souhaitez. Vous préférez créer un fichier par véhicule, ou un fichier par tâche, tous véhicules compris, ou un unique fichier Master comprenant tous les tableaux nécessaires ? Avec Excel, il n’y a pas de solution figée à laquelle vous devrez vous adapter. Vous faites comme vous le sentez, en fonction de l’organisation de votre agence et de ce qui vous semble le plus pertinent. 

La contrepartie est qu’il est nécessaire d’avoir une vision assez claire de la façon dont vous allez tirer partie de l’outil, ainsi que d’avoir une bonne maîtrise d’Excel ! Car concevoir des tableaux efficaces, utiliser les formules, créer des macros, des tableaux de bord et des graphiques pour le reporting, mettre en place des alertes… Tout ça est loin d’être à la portée de tout le monde. 

Les limites d’Excel pour la gestion d’un parc automobile 

Si vous (et les collaborateurs qui gèrent la flotte) êtes à l’aise avec Excel, alors banco ! Excel comporte cependant plusieurs limites qui pourraient représenter de gros freins à l’activité d’un gestionnaire de flotte automobile. 

• L’impossibilité de joindre des documents à un fichier Excel 

Vous le savez bien, entre les papiers des véhicules, les factures et comptes-rendus des opérations de maintenance et les documents contractuels générés lors des réservations, il y a rapidement pas mal de paperasse à classer et archiver lorsque l’on propose des véhicules de location. 

Alors si vous devez, en plus, jongler entre des fichiers Excel et des dossiers de documents pour manuellement, mettre à jour votre base de données et retrouver les informations associées, vous vous doutez bien que vous perdez un certain temps qui pourrait être mieux utilisé. 

Certains outils remplissent automatiquement des bases de données en scannant des documents, et/ou, permettent de sauvegarder sur une même plateforme, données et documents. C’est quand même beaucoup plus pratique. 

• L’absence de synchronisation automatique avec des plateformes externes

Si vous utilisez des outils de gestion différents pour chacune de vos tâches (réalisation d’état des lieux, édition de contrat et de facture, planning de location…), vous devrez programmer des exports réguliers depuis ces outils afin de pouvoir intégrer les informations au format Excel à votre ou vos tableurs. Il serait bien plus efficace que votre fichier Excel se mette à jour, automatiquement et en permanence, à mesure que de nouvelles données sont générées sur les outils de gestion utilisés.

Histoire d’avoir à tout moment une vision updatée de l’état de la flotte et de l’activité. Par exemple, déclarer qu’un véhicule se trouve au garage pour réparations, même un jour après son retrait de la flotte, peut entraîner des erreurs dans l’inventaire de véhicules disponibles à la réservation. Et là, c’est la cata, surtout si vous avez une flotte réduite laissant peu de marge de manœuvre pour proposer un autre véhicule à vos clients…

Sans oublier qu’en plus d’être en décalé et d’être chronophage, la saisie manuelle peut être source d’erreurs et d’incohérences. 

Un autre aspect du manque de synchronisation, au-delà de la difficulté à importer des données, est l’impossibilité d’extraire des informations pour communiquer automatiquement entre un fichier Excel et, disons à titre d’exemple, le site de l’ANTAI. Après avoir reçu une contravention, vous devrez rechercher dans votre tableur à quel conducteur elle correspond, puis transmettre les informations de celui-ci à l’administration. Encore du temps qui pourrait être passé à peaufiner votre stratégie commerciale, plutôt qu’à gérer des tâches à moindre valeur ajoutée. Et pas très stimulantes par-dessus le marché. 

• La difficile lisibilité 

Qu’on se le dise : bien qu’Excel puisse être pratique pour la saisie de données, les tableurs, malgré les filtres et malgré les possibilités de tri, deviennent facilement illisibles et demandent trop de manipulations, à partir du moment où ils comportent un trop grand nombre de données, de colonnes et de lignes. 

Dès lors, créer des connexions entre les données et prendre des décisions à partir d’un tableur s’avère de plus en plus complexe. Finalement, utiliser Excel pour la gestion de votre parc automobile s’apparente davantage à gérer une base de données, qu’à disposer d’un tableau de bord de suivi opérationnel et d’aide à la décision. 

Pour réduire le temps de gestion administrative, avoir de la visibilité sur votre activité et disposer de reporting clairs et actionnables, Excel n’est sans doute pas la meilleure option. 

Fleetee est un outil de gestion de flotte complet dont la mission est de faciliter le quotidien des gestionnaires de flotte automobile. Sur une seule plateforme, les interfaces intuitives vous permettent de saisir des informations en quelques clics, de joindre des fichiers, d’associer à chaque véhicule ses documents et informations, de mettre à jour vos données de façon automatique et synchronisée et d’accéder rapidement aux informations souhaitées. 

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