Comment rater la gestion d'une flotte de véhicules en 6 étapes ?

Qu’on se le dise, gérer une flotte de véhicules n’est pas de tout repos. Et il y a plus d’une façon de se rater. Voici comment.

1. Sauter le business plan

Commençons par le commencement. Comme pour tout projet d’entreprise, afin de mettre toutes les chances de son côté, il est indispensable de passer par la case “réflexion stratégique”. Et c’est là qu’intervient le business plan.

Passer du temps sur votre business plan vous permettra de répondre à pas mal de questions qui impacteront la gestion de votre flotte, notamment :

• Quels véhicules choisir pour constituer votre flotte de location ?
• Vaut-il mieux se lancer en tant que franchisé ou pas ?
• Est-ce une bonne idée d’acquérir ses véhicules par le biais de la Location Longue Durée ?
• Est-il gérable de proposer des services spécifiques, tels que la location en aller simple ou la location de voiture en libre-service ?
• Pouvez-vous gérer l’entretien de vos véhicules en interne ou devez-vous externaliser la maintenance ?

En fait, la moindre des décisions que vous prendrez quant à votre activité impactera la gestion de votre agence au quotidien.

Exemple : si vous décidez d’être franchisé, la franchise dont vous dépendez vous offrira pas mal de soutien en termes de marketing, de formations, etc.

Si vous optez pour la LLD, vous pourrez vous éviter une bonne partie de la charge mentale liée à la gestion, les contrats de LLD prenant en charge l’achat, l’immatriculation, la souscription des assurances, l’entretien et la maintenance des véhicules. Choisir de proposer de la location en aller-simple suppose par contre d’organiser le rapatriement des véhicules à l’agence principale, ce qui représente du boulot supplémentaire.

Sans avoir défriché toutes ses questions et travaillé sur votre business plan préalablement au lancement de votre activité, vous naviguerez donc à vue.

2. Tenir au format papier

Papiers du véhicule, justificatifs d’identité des clients, devis, contrat, conditions de location, état des lieux de départ et de retour, facturation, suivi de maintenance, comptes-rendu de réparation… Gérer une flotte de véhicules de location génère un nombre important de documents, et ce, pour chaque véhicule et chaque location.

Le souci avec la paperasse est que cela demande du temps d’archivage et nécessite de la place de rangement. Surtout, il peut être difficile de garantir un bon état de conservation des documents papier sur le long terme, sans parler de la faible sécurisation des informations sous ce format.

En digitalisant directement tous vos processus de gestion, vous gagnerez en temps, en fiabilité et en sécurité. En pratique, il s’agit d’établir tous les documents relatifs à une location directement au format digital et de les conserver sur un cloud. Cela peut également passer par la dématérialisation de l’état des lieux, qui peut être réalisée directement depuis une application mobile ou sur tablette.

3. Utiliser Excel pour gérer sa flotte

Et si vous n’aviez pas à créer de tableaux croisés dynamiques, mettre en place des formules hasardeuses, utiliser la validation de données, passer des heures à essayer de faire des tableurs pour qu’ils communiquent entre eux ? Ce n’est pas qu’Excel soit un mauvais outil en soi, ce n’est tout simplement pas une solution adaptée aux besoins de gestion d’une flotte de véhicules.

À vrai dire, vous pourrez sans doute vous en sortir sur Excel si vous ne gérez qu’une poignée de véhicules. Autrement, vous gagnerez à choisir un logiciel adapté, conçu pour la gestion de flottes, où vous n’aurez qu’à saisir les informations nécessaires et laisser le logiciel faire son travail de traitement des données. Ce sera du temps de gagné et des erreurs évitées.

Découvrez les avantages et inconvénients du tableau Excel pour la gestion de votre parc automobile. 

4. Choisir un outil de gestion gratuit

Dans votre recherche de l’outil de gestion de flotte idéal, vous tomberez sûrement sur des solutions gratuites attrayantes. On ne va pas vous le reprocher : après avoir mobilisé des milliers d’euros pour monter votre agence et acquérir vos premiers véhicules, voire pour recruter, on comprend que vous préféreriez aller au plus économique.

Cependant, entre les failles de sécurité qui peuvent se produire, l’absence de support client pour vous aider à bien vous approprier le produit, ou encore les fonctionnalités souvent réduites à l’essentiel, un logiciel gratuit pourrait vous ralentir plus qu’autre chose dans votre activité.

Logiciel gratuit de gestion véhicule : 5 pièges à éviter 

5. Ne pas automatiser ses processus

Gérer un parc auto, c’est tout à la fois gérer des véhicules et de la donnée. Qu’il s’agisse des créneaux de réservation, des tarifs saisonniers ou promotionnels, des rendez-vous de maintenance du véhicule, vous devrez vous dépatouiller avec de nombreuses infos.

Vous pouvez passer votre temps à renseigner des infos manuellement et perdre un temps précieux ; ou vous pouvez vous reposer sur des processus automatisés pour laisser la machine rouler toute seule, c’est-à-dire, laisser les données communiquer entre elles et se mettre à jour de façon autonome.

Plus précisément, votre planning de location pourra se remplir automatiquement dès qu’une réservation sera effectuée. Votre liste de véhicules disponibles prendra en compte les dates d’indisponibilité des véhicules selon le planning d’entretien. Ou encore, votre logiciel d’état des lieux affichera automatiquement la dernière fiche d’état du véhicule, afin que vous n’ayez pas à relever les mêmes rayures sur la carrosserie à chaque location.

6. Ignorer les KPIs, indicateurs de performance

Pour finir, si vous souhaitez vraiment rater la gestion de votre flotte de véhicules, vous pouvez tout simplement faire fi du suivi de vos indicateurs de performance. Cela vous libérera du temps de gestion, mais en contrepartie, vous ne saurez pas réellement quel est l’état de vos véhicules, le nombre de véhicules disponibles ou les coûts d’assurance à anticiper.

Les KPI ou indicateurs clés de performance sont essentiels pour avoir une vision claire de votre activité à un instant T, et pouvoir orienter les décisions à prendre pour atteindre les objectifs fixés pour votre agence.

Parmi ces indicateurs, on retrouve :

• Le taux de rotation, qui indique la durée de location de vos véhicules sur une période donnée
• Le taux de sinistralité, qui influe sur le coût de l’assurance de vos véhicules
• Le coût de détention de votre flotte ou TCO, chiffre clé pour voir comment arbitrer pour réduire vos coûts

Ne pas suivre ses KPIs revient à se priver de précieuses informations d’aide à la décision, qui pourront orienter votre stratégie commerciale pour toujours assurer la rentabilité de votre activité.

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