Comment gérer l'entretien de ma flotte automobile ?

Tant que les réservations rentrent et que les véhicules vous reviennent sans dégât particulier, tout va pour le mieux et vous pouvez dormir sur vos deux oreilles. Mais dès qu’un véhicule tombe en panne, surtout quand vous avez une flotte de taille réduite, votre activité est rapidement impactée. La maintenance des véhicules est en effet un poste de dépense qui pèse lourd dans le budget d’une agence de location de voitures.

Ne pas faire l’impasse sur un entretien régulier (et réaliser consciencieusement vos états des lieux pour relever les dysfonctionnements) permet de réduire les temps d’immobilisation, de limiter le risque d’accidents dûs aux pièces, mais aussi d’optimiser la valeur résiduelle de vos véhicules si vous prévoyez une revente ! 

Bref, il est essentiel, pour votre flotte, votre trésorerie et votre charge mentale, d’entretenir régulièrement vos voitures de location. Et pour ce faire, plusieurs options s’offrent à vous. 

Gérer l'entretien de votre flotte auto en interne

Si vous ne louez qu’une poignée de véhicules et que vous avez des compétences en mécanique, vous pouvez envisager de vous occuper de l’entretien de votre flotte auto sans faire appel à des prestataires extérieurs. Vous pourrez ainsi limiter vos dépenses, voire même gagner du temps sur les opérations de maintenance. 

Si vous ne vous y connaissez pas, ou n’avez juste pas le temps de prendre cela en charge, il pourrait être plus raisonnable de recruter un mécanicien chargé de l’entretien basique de vos véhicules. La vidange, la vérification des niveaux d’huile, de liquide de refroidissement et de frein, le gonflage et le remplacement des pneus : avec une ressource en interne, aussitôt dit, aussitôt fait, vous n’aurez pas à gérer la récupération ou le dépôt du véhicule dans un garage.

Au niveau au-dessus, si vous avez une grosse flotte et surtout les moyens, intégrer un centre mécanique à votre agence pourra vous être très utile pour pouvoir assurer tout type d’opérations de maintenance et ainsi réduire les temps d’immobilisation qui impacteront votre taux de rotation.

En bref, gérer l’entretien de votre flotte de véhicules de location est pertinent si vous disposez du temps, des compétences ou des ressources nécessaires.

Externaliser l’entretien de vos véhicules de location

Il existe plusieurs alternatives pour déléguer la gestion de l’entretien de ses véhicules : 

• Conclure un contrat d’entretien avec la concession dans laquelle vous avez acheté vos véhicules est un bon moyen de s’assurer que la maintenance sera faite en accord avec les règles du constructeur ainsi que les pièces de la marque. Cette tranquillité d’esprit a cependant son prix.  
  
  
• Une autre option est tout simplement de trouver votre garage attitré qui connaîtra bien le type de vos véhicules et pourra vous faire bénéficier d’avantages sur le volume de voitures. Vous pourriez par ailleurs négocier une prise en charge prioritaire de vos véhicules pour réduire le temps d’immobilisation.
  
  
• Une des solutions les plus intéressantes pour vraiment vous libérer de l’entretien et de la réparation de vos voitures de location est de passer par la Location Longue Durée comme mode de financement de votre flotte. Les contrats de LLD peuvent ainsi inclure un forfait dédié à la gestion complète de l’entretien de vos voitures : contrôles techniques, diagnostics, remplacement de pièces, dépannage, remorquage… tout est compris, avec un véhicule de remplacement proposé en prime ! C’est l’option idéale pour mieux maîtriser les coûts d’entretien.

Optimiser la gestion de l’entretien de votre flotte automobile 

Pour faire le meilleur choix pour votre agence de location de véhicules, il faudra bien comparer le coût de la solution (le but n’est pas de faire exploser votre TCO)  et les efforts à consentir pour chacune des options. Dans tous les cas, utiliser un outil de fleet management efficace est indispensable pour avoir une visibilité optimale sur l’état de votre flotte, suivre les opérations de maintenance effectuées et anticiper les prochaines échéances, avant qu’une panne inopinée ne se produise. 

À l’inverse du tableur Excel difficilement actionnable à partir d’un trop grand nombre de données et d’informations, un logiciel de gestion de flotte sera votre meilleur allié. Pour les adeptes de technologie, des solutions télématiques embarquées peuvent également être envisagées, pour une captation et une transmission en temps réel des données d’usure des véhicules. 

Application complète de gestion de flotte, Fleetee offre un historique des réparations pour chaque véhicule ainsi qu’un planning d’entretien pour ne louper aucune opération de maintenance préventive et ainsi optimiser les performances et prolonger la durée d’utilisation de vos véhicules. Que vous gériez l’entretien de votre flotte en interne ou de façon externalisée, le tableau de bord de Fleetee vous permettra d’avoir une visibilité complète pour un meilleur suivi de l’état de vos véhicules.

Testez Fleetee, les 14 premiers jours d’essai sont gratuits et sans engagement. 

En attendant, si vous n'êtes pas équipé pour l'entretien de votre flotte de véhicules de location, nous vous avons préparez un modèle Excel pour l'organisation de votre planning d'entretien.