Gestion de flotte et entretien de véhicules

Être loueur de voitures, c’est aussi devoir gérer l’entretien du parc automobile, une tâche importante qui nécessite un suivi de qualité pour être bien menée. Vous vous demandez comment gérer le planning d’entretien des véhicules de votre parc ? 

Pour vous aider à mener votre activité efficacement et à bien réaliser le suivi d’entretien de votre flotte automobile, on partage avec vous les avantages du tableau de bord comme outil de gestion + un modèle gratuit sur Excel. 

En voiture !

Suivi de l’entretien d’un parc automobile  

Vous êtes gestionnaire d’un parc automobile, c’est pourquoi prendre soin de vos véhicules est une mission indispensable pour la prospérité de votre entreprise.

Votre objectif ? Suivre l’entretien de tous vos véhicules facilement et assurer le bon état de toute la flotte au quotidien. Le suivi du parc ne se résume pas à avoir une vue d’ensemble de l’utilisation de la flotte, mais à avoir un système d’information complet.

Que vous soyez loueur longue durée ou agence de location courte durée, vous devez garantir la location de véhicules en bon état de marche et qui répondent aux législations en vigueur.

Quand certains utilisent le tableau Excel, d’autres font le choix du tableau de bord pour la gestion de flotte.

Concrètement, l’entretien d’une voiture correspond à plusieurs actions tout au long de l’année, dont principalement :  

• Vidange
• Révisions
• Nettoyage
• Réparation
• Contrôle technique
• Gestion des sinistres
• Changement de pneus
• Lavage intérieur et extérieur
• Usure et changement de pièces (courroie de distribution, bougies, plaquettes de frein, etc.)

Toutes ces prestations créent beaucoup de données, et plus encore quand on possède un grand parc automobile. Tout comme vous prenez soin d’utiliser un outil de gestion des stocks pour les réservations, vous devez utiliser un support pour faire le point sur les différentes maintenances réalisées tout au long de l’année.

La solution choisie par la plupart des gestionnaires de flotte débutants, c’est Excel, le tableur électronique utilisé depuis plus de 40 ans dans tous les secteurs d’activités. Et pourtant, force est de constater que c’est loin d’être l’outil idéal.

Gérer l’entretien d’un parc automobile avec Excel, une fausse bonne idée ?

On a tous l’habitude de penser à utiliser Excel quand il s’agit de créer un document avec plusieurs données différentes, et c’est plutôt une bonne idée pour profiter des modèles de calcul ou pour créer des graphiques par exemple.

C’est vrai, on peut y insérer énormément d’informations, créer des lignes et colonnes autant qu’on le souhaite, et même personnaliser le tableur pour l’adapter à la flotte automobile.

Mais si on remercie Excel pour ses bons et loyaux services qu’il nous rend depuis des années, force est de constater que l’outil a des limites et qu’on peut utiliser mieux pour gérer une flotte automobile.

Excel ou outil de gestion externe pour le suivi entretien auto ?

On préfère le tableau de bord au tableau Excel pour la gestion d’entretien de la flotte, et on est sûrs que vous serez d’accord avec nous après avoir essayé nos solutions.

Entre le manque de lisibilité, la perte de temps et les incidents techniques, Excel n’est vraiment pas le logiciel de gestion idéal pour une flotte de véhicules.

Le tableur pour gérer 4 véhicules, pourquoi pas, ça reste pertinent et on peut toujours jongler facilement entre les différentes informations assez facilement. Mais quand on parle d’une flotte automobile professionnelle, ça devient tout de suite un peu fouillis.

Si vous avez envie d’avoir l’impression d’être en train de résoudre une énigme à chaque fois que vous consulter votre base de données, restez sur Excel. Et si vous préférez un outil réactif et intuitif qui offre une bonne visibilité aux membres de votre équipe, optez pour le tableau de bord.

Pour vous donner une idée, voilà quelques exemples de variables à intégrer dans votre suivi d’entretien automobile pour une bonne gestion :

• Immatriculation
• Coût d’entretien
• Kilométrage annuel
• Date vidange à réaliser
• Catégorie du véhicule de la flotte
• Historique réparations effectuées
• Date de mise en service du véhicule
• Dernier et prochain contrôle technique
• Consommation de carburant du véhicule
• Caractéristiques techniques de la voiture
• Usures pièces et dates de changement à prévoir

Maintenant, multipliez ces données (plus celles qui ne sont pas dans la liste) par le nombre de voitures du parc automobile de votre agence de location, et imaginez le nombre de colonnes et lignes nécessaires.

On ne sait pas vous, mais ça nous donne mal à la tête rien que d’y penser.

Assurer la gestion de l’entretien des voitures, c’est aussi intégrer les documents de suivi pour chaque modèle. Avec Excel, il est impossible d’ajouter les factures des différents rendez-vous d’entretien pour chaque véhicule, ni même le compte rendu d’un contrôle technique.

Pour un bon suivi du parc, il faudra mettre à jour la base de données à chaque fois, en précisant où trouver le document de référence, une perte de temps considérable pour les collaborateurs de grosses flottes.

Si Excel est adapté pour calculer les coûts de revient de vos véhicules, il ne sait pas comment planifier les rendez-vous d’entretien chez le garagiste, les jours de lavages ou encore les dates pour réaliser le contrôle technique.

Autre désavantage d’utiliser le tableau Excel, vos collaborateurs ne peuvent pas toujours accéder au suivi d’entretien à distance, et c’est sans parler du risque de perdre le document et les précieuses informations qu’il contient.

Et pour couronner le tout, la saisie manuelle, c’est prendre le risque de commettre des erreurs qui peuvent impacter votre budget et la qualité de gestion des voitures.

Idéal pour les entreprises avec une petite flotte automobile, Excel gratuit est vite limitant pour celles qui ont un parc automobile conséquent. La solution ? Utiliser un outil de gestion moderne avec tableau de bord intégré.

Gain de temps, automatisation, meilleure lisibilité, moins d’erreurs, c’est LA solution pour une gestion opérationnelle.

C’est aussi l’occasion de mettre à disposition un outil de travail pour parc automobile performant afin de maximiser vos résultats et simplifier le travail de vos équipes.

Quels sont les atouts de ce système de gestion ?

• Lisibilité
• Automatisation
• Simple et intuitif
• Suivi en temps réel
• Mise à jour automatisée
• Association de documents externes
• Environnement de travail performant

Et maintenant, vous avez deux solutions :

• Essayer de gérer avec un tableau Excel le suivi entretien parc automobile
• Mener le suivi d’entretien de votre flotte automobile avec Fleetee

Parce qu’on sait que la meilleure preuve reste de vrais résultats sur votre activité, on vous offre 14 jours d’essai gratuit pour tester notre système de gestion de parc automobile. Vous ne pourrez plus vous en passer.

Constituer une flotte efficacement, c’est possible en rejoignant les gestionnaires de parc qui font le choix de faire le suivi d’entretien des véhicules avec Fleetee ! Pour vous aider pour l'entretien de vos véhicules de location, nous vous avons préparé un modèle Excel pour la gestion de votre flotte de véhicules, n'attendez plus téléchargez-le dès maintenant c'est gratuit.